Η γήρανση των λογαριασμών είναι η πρακτική της κατάταξης ορισμένων τύπων συναλλαγών σε χρονικούς κάδους, για να δείξει πόσο μακριά στο παρελθόν ξεκίνησαν. Ο κάδος χρόνου είναι μια χρονική περίοδος, όπως 30 ημέρες. Ένα κοινό σύνολο κουβάδων χρόνου που χρησιμοποιείται για τη γήρανση είναι:
0-30 ημερών (θεωρείται τρέχον)
31-60 ημερών (θεωρείται ελαφρώς καθυστερημένο)
60-90 ημερών (σαφώς παλιό)
90+ ημέρες (πολύ παλιά, απαιτείται δράση)
Αυτοί οι κάδοι χρόνου μπορούν να τροποποιηθούν σε πολλά λογιστικά πακέτα λογισμικού. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που απαιτεί πληρωμή από τους πελάτες της σε λιγότερο από 10 ημέρες μπορεί να διαπιστώσει ότι ένας αρχικός κάδος χρόνου που εκτείνεται για την περίοδο 0-10 ημέρες θα πρέπει να χρησιμοποιείται για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών. Ένας μεγαλύτερος χρόνος κάδος θα σήμαινε εσφαλμένα ότι ένα μεγαλύτερο ποσοστό των απαιτήσεων είναι τρέχον, όταν στην πραγματικότητα καθυστερούν να πληρωθούν.
Η γήρανση των λογαριασμών εφαρμόζεται συνήθως σε εισπρακτέους λογαριασμούς και χρησιμοποιείται σε μορφή αναφοράς, έτσι ώστε κάποιος που παρακολουθεί την αναφορά να μπορεί εύκολα να δει ποιοι λογαριασμοί εισπρακτέοι είναι καθυστερημένοι για πληρωμή. Η αναφορά χρησιμοποιείται ως βάση για τη δραστηριότητα συλλογής λογαριασμού.
Η έννοια της γήρανσης των λογαριασμών εφαρμόζεται επίσης σε λογαριασμούς πληρωτέους σε παρόμοια μορφή αναφοράς, έτσι ώστε το προσωπικό των πληρωτέων να μπορεί να καθορίσει εάν υπάρχουν τιμολόγια προμηθευτή που είναι καθυστερημένα για πληρωμή.
Η έννοια της γήρανσης των λογαριασμών δεν απαιτείται για λογαριασμούς πληρωτέους εάν μια εταιρεία έχει καταχωρήσει τα λογιστικά της αρχεία στο λογιστικό λογισμικό, καθώς το σύστημα μπορεί να προγραμματίσει αυτόματα τιμολόγια προμηθευτή για πληρωμή, καθιστώντας λιγότερο πιθανό ότι τυχόν τιμολόγια θα καθυστερήσουν την πληρωμή.
Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε μια αναφορά γήρανσης για το απόθεμα για να μάθετε ποια είδη δεν έχουν χρησιμοποιηθεί πρόσφατα και μπορεί επομένως να απαιτήσει έρευνα για να διαπιστωθεί εάν μπορούν ακόμα να χρησιμοποιηθούν. Ωστόσο, μια καλύτερη επιλογή είναι να ταιριάξετε τα στοιχεία του αποθέματος με τους λογαριασμούς υλικού και το πρόγραμμα παραγωγής για να δείτε εάν υπάρχουν σχέδια για χρήση των στοιχείων αποθέματος στο εγγύς μέλλον.
Η ορολογία "γήρανση λογαριασμών" είναι ανακριβής, καθώς στην πραγματικότητα είναι η γήρανση των συναλλαγών που αναφέρονται σε έναν λογαριασμό. Έτσι, μια αναφορά γήρανσης εισπρακτέων λογαριασμών αναφέρει την ηλικία των μεμονωμένων συναλλαγών εντός του λογαριασμού εισπρακτέου λογαριασμού.
