Το απόθεμα καταγράφεται όταν η καθαρή ρευστοποιήσιμη αξία του είναι μικρότερη από το κόστος του. Υπάρχουν δύο πτυχές για τη σύνταξη του αποθέματος, που είναι η καταχώρηση ημερολογίου που χρησιμοποιείται για την καταγραφή του, και η αποκάλυψη αυτών των πληροφοριών στις οικονομικές καταστάσεις. Η εγγραφή στο περιοδικό μπορεί να αντιμετωπιστεί με δύο τρόπους, που είναι:
Εάν χρησιμοποιείτε ένα περιοδικό σύστημα αποθέματος στο οποίο δεν υπάρχει αρχείο αποθέματος για κάθε μεμονωμένο στοιχείο σε απόθεμα, τότε πιστώστε τον λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου αποθέματος κατά το ποσό που πρέπει να καταγραφεί και χρεώστε μια απώλεια κατά την απομείωση λογαριασμού αποθέματος (που είναι έξοδο που εμφανίζεται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων).
Εάν χρησιμοποιείτε ένα αέναο σύστημα αποθέματος στο οποίο υπάρχει μια εγγραφή αποθέματος για κάθε μεμονωμένο στοιχείο σε απόθεμα, τότε δημιουργήστε μια συναλλαγή στο σύστημα αποθέματος που παραθέτει τη μείωση του αποθέματος ως διαγραφή και το λογισμικό θα δημιουργήσει την καταχώριση για εσάς ( η οποία θα εξακολουθεί να αποτελεί πίστωση στον λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων αποθέματος και χρέωση για την απώλεια κατά την απομείωση λογαριασμού αποθέματος).
Το επίπεδο αποκάλυψης μίας απογραφής εξαρτάται από το μέγεθος της απομείωσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι ένα πολύ μικρό ποσό (δεδομένου ότι το μεγαλύτερο μέρος των συμβάντων καταγραφής περιλαμβάνει το απόθεμα να κηρυχθεί παρωχημένο, συνήθως σε μικρές προσαυξήσεις), ώστε να μπορείτε να χρεώσετε το κόστος στο λογαριασμό πωλήσεων αγαθών και δεν απαιτείται περαιτέρω αποκάλυψη .
Ωστόσο, εάν το ποσό της απομείωσης είναι αρκετά μεγάλο, τότε χρεώστε το κόστος σε ξεχωριστό λογαριασμό που αναγράφεται επίσης ξεχωριστά στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να το δουν καθαρά. Εάν επρόκειτο να θάψετε μια μεγάλη απομείωση στο κόστος των πωληθέντων αγαθών, θα προκαλούσε μεγάλη μείωση του λόγου μικτού κέρδους που θα έπρεπε να εξηγηθεί ούτως ή άλλως.
Σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς, θα πρέπει να γνωστοποιήσετε το ποσό τυχόν απομείωσης αποθέματος που αναγνωρίστηκε ως έξοδο κατά τη διάρκεια της περιόδου.
Δεν υπάρχει συγκεκριμένη απαίτηση σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές για την αποκάλυψη του ποσού μιας απομείωσης, αλλά αναφέρει ότι, όταν υπάρχει σημαντική και ασυνήθιστη ζημία που προκύπτει από τη χρήση του κανόνα χαμηλότερου κόστους ή αγοράς, είναι επιθυμητό να αποκαλυφθεί το ποσό της ζημίας στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων ως χρέωση που προσδιορίζεται ξεχωριστά από το κανονικό κόστος των πωληθέντων αγαθών.
