Ένα ταμείο παγίων προκαταβολών είναι ένα μικρό ποσό μετρητών που διατίθεται για χρήση στην πληρωμή των πρόσθετων εξόδων. Το ταμείο συνήθως αποθηκεύεται σε κουτί ή συρτάρι και ελέγχεται από θεματοφύλακα που έχει την εξουσία να πραγματοποιεί πληρωμές. Όταν πραγματοποιείται πληρωμή, ο θεματοφύλακας μοιράζει μετρητά και το αντικαθιστά με κουπόνι που αναφέρει τον σκοπό της πληρωμής. Όταν το ποσό μετρητών στο ταμείο μειωθεί σε χαμηλό επίπεδο, τα επιπλέον μετρητά προωθούνται σε αυτό από το κεντρικό λογιστικό σύστημα της εταιρείας και τα κουπόνια χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία μιας εγγραφής στο περιοδικό που χρεώνει τις εκταμιεύσεις στα έξοδα.
