Ο λογαριασμός cash over και short είναι ένας λογαριασμός στο γενικό καθολικό. Ο λογαριασμός αποθηκεύει το ποσό κατά το οποίο το πραγματικό τελικό υπόλοιπο μετρητών διαφέρει από το αρχικό υπόλοιπο των μετρητών, συν ή μείον τυχόν καταγεγραμμένες συναλλαγές μετρητών κατά τη διάρκεια της περιόδου.
Η κύρια χρήση του cash over και του short account είναι σε περιβάλλοντα λιανικής ή τραπεζικής έντασης μετρητών, καθώς και για το χειρισμό μικρών μετρητών. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι διακυμάνσεις σε μετρητά θα πρέπει να αποθηκεύονται σε έναν μόνο, εύκολα προσβάσιμο λογαριασμό. Αυτές οι πληροφορίες στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό του γιατί τα επίπεδα μετρητών διαφέρουν από τις προσδοκίες και για την εξάλειψη αυτών των καταστάσεων μέσω της χρήσης καλύτερων διαδικασιών, ελέγχων και κατάρτισης των εργαζομένων. Έτσι, ο λογαριασμός χρησιμοποιείται ως βάση για έλεγχο ντετέκτιβ.
Το cash over and short account είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τον εντοπισμό καταστάσεων απάτης, ειδικά όταν παρακολουθείται σε επίπεδο δευτερεύοντος λογαριασμού για συγκεκριμένες ταμειακές μηχανές, μικροκαταστήματα μετρητών και ούτω καθεξής. Η εξέταση του λογαριασμού σε αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας μπορεί να δείξει ένα συνεχιζόμενο μοτίβο κλοπής μετρητών χαμηλού επιπέδου, στο οποίο μπορεί να ενεργήσει η διοίκηση. Για παράδειγμα, καταστάσεις απάτης μπορεί να εντοπιστούν στα άτομα που είναι άμεσα υπεύθυνα για μια ταμειακή μηχανή ή ένα μικρό κουτί μετρητών.
Ο λογαριασμός cash over και short είναι λογαριασμός εξόδων και έτσι συνήθως συγκεντρώνεται στο στοιχείο γραμμής "άλλα έξοδα" στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Το υπόλοιπο του λογαριασμού τείνει να είναι αρκετά μικρό. Ένα μεγαλύτερο υπόλοιπο στον λογαριασμό είναι πιο πιθανό να προκαλέσει έρευνα, ενώ ενδέχεται να μην είναι οικονομικά αποδοτικό να διερευνήσετε ένα μικρό υπόλοιπο.
Ως παράδειγμα του τρόπου λειτουργίας του λογαριασμού μετρητών και του σύντομου λογαριασμού, ένας ελεγκτής πραγματοποιεί μια μηνιαία αναθεώρηση ενός μικρού κουτιού μετρητών που πρέπει να περιέχει ένα τυπικό υπόλοιπο μετρητών 200 $. Διαπιστώνει ότι το κουτί περιέχει 45 $ μετρητά και 135 $ αποδείξεις, που ανέρχονται μόνο σε 180 $. Επομένως, λείπουν 20 $ μετρητά. Αυτό το έλλειμμα μετρητών καταγράφεται ως χρέωση στον ταμειακό λογαριασμό και τον σύντομο λογαριασμό (που είναι έξοδο) και ως πίστωση στον μικρό λογαριασμό μετρητών ή μετρητών (που είναι μείωση του ενεργητικού).
Εναλλακτικά, εάν υπήρχαν πάρα πολλά μετρητά στο μικρό κουτί μετρητών (πράγματι μια σπάνια προϋπόθεση!), Η εγγραφή θα αντιστραφεί, με μια χρέωση σε μετρητά και μια πίστωση στα μετρητά και τον σύντομο λογαριασμό.
