Τα μικρά μετρητά είναι ένα μικρό ποσό μετρητών που διατηρείται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας για να πληρώσει για μικρές ανάγκες σε μετρητά. Παραδείγματα αυτών των πληρωμών είναι προμήθειες γραφείου, κάρτες, λουλούδια και ούτω καθεξής. Τα μικρά μετρητά αποθηκεύονται σε ένα μικρό συρτάρι μετρητών ή σε ένα κουτί κοντά στο σημείο όπου είναι περισσότερο απαραίτητο. Μπορεί να υπάρχουν πολλές μικρές τοποθεσίες μετρητών σε μια μεγαλύτερη επιχείρηση, πιθανώς μία ανά κτίριο ή ακόμη και μία ανά τμήμα. Χρησιμοποιείται ένα ξεχωριστό λογιστικό σύστημα για την παρακολούθηση μικρών συναλλαγών σε μετρητά.
Το σύστημα μετρητών μικρής αξίας
Για να δημιουργήσει ένα μικρό ταμείο, ο ταμίας δημιουργεί μια επιταγή στο ποσό της χρηματοδότησης που διατίθεται σε ένα συγκεκριμένο ταμείο (συνήθως μερικές εκατοντάδες δολάρια). Εναλλακτικά, ο ταμίας θα μπορούσε απλώς να μετρήσει τα μετρητά για το μικρό ταμείο, εάν υπάρχουν αρκετοί λογαριασμοί και νομίσματα στις εγκαταστάσεις. Η αρχική καταχώριση μετρητών μικρών μετρητών είναι μια χρέωση στον λογαριασμό μικρών μετρητών και μια πίστωση στον λογαριασμό μετρητών.
Στη συνέχεια, ο θεματοφύλακας μικρών μετρητών καταβάλλει μικρά μετρητά από το ταμείο σε αντάλλαγμα αποδείξεων που σχετίζονται με οποιεσδήποτε και αν είναι οι δαπάνες. Δεν υπάρχει καταχώρηση ημερολογίου σε αυτό το σημείο. Αντίθετα, το ταμειακό υπόλοιπο στο ταμείο μικρών μετρητών συνεχίζει να μειώνεται, ενώ ο αριθμός των εσόδων συνεχίζει να αυξάνεται. Το σύνολο των εσόδων και των υπολειπόμενων μετρητών πρέπει να ισούται με το αρχικό ποσό της μικροχρηματοδότησης μετρητών ανά πάσα στιγμή. Ωστόσο, τα σφάλματα καταγραφής και η κλοπή ενδέχεται να οδηγήσουν σε διαφορά από το αρχικό ποσό χρηματοδότησης.
Όταν το υπόλοιπο μετρητών στο ταμείο μικρών μετρητών πέφτει σε αρκετά ελάχιστο επίπεδο, ο μικροκατασκευαστής μετρητών υποβάλλει αίτηση για περισσότερα μετρητά από το ταμείο. Αυτό παίρνει τη μορφή μιας σύνοψης όλων των αποδείξεων που έχει συσσωρεύσει ο θεματοφύλακας. Ο ταμίας δημιουργεί μια νέα επιταγή στο ποσό των αποδείξεων και ανταλλάσσει την επιταγή για τις παραλαβές. Η καταχώριση μετρητών μικρών μετρητών είναι μια χρέωση στον λογαριασμό μικρών μετρητών και μια πίστωση στον λογαριασμό μετρητών.
Ο μικρός φύλακας μετρητών ξαναγεμίζει το μικρό συρτάρι μετρητών ή κουτί, το οποίο θα πρέπει τώρα να περιέχει το αρχικό ποσό μετρητών που είχε καθοριστεί για το ταμείο. Ο ταμίας δημιουργεί μια καταχώριση ημερολογίου για την καταγραφή των μικρών αποδείξεων μετρητών. Πρόκειται για μια πίστωση στον μικρό λογαριασμό μετρητών και πιθανώς χρεώσεις σε διάφορους λογαριασμούς εξόδων, όπως ο λογαριασμός ειδών γραφείου (ανάλογα με το τι αγοράστηκε με τα μετρητά). Το υπόλοιπο στον λογαριασμό μικρών μετρητών θα πρέπει τώρα να είναι το ίδιο με το ποσό από το οποίο ξεκίνησε.
Στην πραγματικότητα, το υπόλοιπο στον λογαριασμό μετρητών μικρών μετρητών είναι υψηλότερο από το ποσό μετρητών στην πραγματικότητα στο κουτί μετρητών μικρών ποσών, καθώς τα μετρητά στο κουτί πληρώνονται συνεχώς. Ωστόσο, η διαφορά είναι τόσο μικρή που δεν έχει καμία σημασία για τα αποτελέσματα των οικονομικών καταστάσεων. Έτσι, η διαφορά συμβιβάζεται μόνο όταν πρέπει να ξαναγεμιστεί το μικρό κουτί μετρητών.
Παράδειγμα Λογιστικής Μικρών Μετρητών
Μια εταιρεία δημιουργεί ένα μικρό ταμείο και αρχικά το χρηματοδοτεί με $ 300. Η καταχώρηση είναι:
