Τα έγγραφα προέλευσης είναι η φυσική βάση στην οποία καταγράφονται οι επιχειρηματικές συναλλαγές. Τα έγγραφα προέλευσης συνήθως διατηρούνται για χρήση ως αποδεικτικά στοιχεία όταν οι ελεγκτές εξετάζουν αργότερα τις οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας και πρέπει να επαληθεύσουν ότι στην πραγματικότητα έχουν πραγματοποιηθεί συναλλαγές. Συνήθως περιέχουν τις ακόλουθες πληροφορίες:
Περιγραφή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής
Η ημερομηνία της συναλλαγής
Ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό
Εξουσιοδοτημένη υπογραφή
Πολλά έγγραφα προέλευσης είναι επίσης σφραγισμένα για να δηλώσουν μια έγκριση ή για την οποία πρέπει να καταγραφεί η τρέχουσα ημερομηνία ή οι λογαριασμοί που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή της υποκείμενης συναλλαγής.
Το έγγραφο προέλευσης δεν χρειάζεται να είναι έντυπο έγγραφο. Μπορεί επίσης να είναι ηλεκτρονικό, όπως ένα ηλεκτρονικό ρεκόρ των ωρών εργασίας ενός υπαλλήλου, όπως εισήχθη σε ένα σύστημα χρονομέτρησης μιας εταιρείας μέσω smartphone.
Παραδείγματα εγγράφων προέλευσης και των σχετικών επιχειρηματικών συναλλαγών που εμφανίζονται στα οικονομικά αρχεία, είναι:
Κατάσταση τράπεζας . Αυτό περιέχει μια σειρά προσαρμογών στο λογιστικό υπόλοιπο της εταιρείας σε μετρητά που πρέπει να αναφέρει η εταιρεία για να ευθυγραμμίσει τα αρχεία της με εκείνα της τράπεζας.
Ταμειακή ταινία . Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως απόδειξη πωλήσεων μετρητών, η οποία υποστηρίζει την καταγραφή μιας συναλλαγής πώλησης.
Απόδειξη πιστωτικής κάρτας . Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως απόδειξη για την εκταμίευση κεφαλαίων από μικρά μετρητά.
Κλείδωμα ελέγχου εικόνων . Αυτές οι εικόνες υποστηρίζουν την καταγραφή των ταμειακών εισπράξεων από πελάτες.
Κουπόνι συσκευασίας . Αυτό περιγράφει τα αντικείμενα που αποστέλλονται σε έναν πελάτη, και έτσι υποστηρίζει την καταγραφή μιας συναλλαγής πώλησης.
Παραγγελία πώλησης . Αυτό το έγγραφο, σε συνδυασμό με φορτωτική ή / και λίστα συσκευασίας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την τιμολόγηση ενός πελάτη, ο οποίος με τη σειρά του δημιουργεί μια συναλλαγή πώλησης.
Τιμολόγιο προμηθευτή . Αυτό είναι ένα έγγραφο προέλευσης που υποστηρίζει την έκδοση μετρητών, επιταγών ή ηλεκτρονικής πληρωμής σε έναν προμηθευτή. Ένα τιμολόγιο προμηθευτή υποστηρίζει επίσης την καταγραφή εξόδων, στοιχείου αποθέματος ή παγίου περιουσιακού στοιχείου.
Κάρτα χρόνου . Αυτό υποστηρίζει την έκδοση μισθοδοσίας ή ηλεκτρονικής πληρωμής σε υπάλληλο. Εάν οι ώρες εργασίας των εργαζομένων χρεώνονται στους πελάτες, τότε υποστηρίζει επίσης τη δημιουργία τιμολογίων πελατών.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία είναι στη συμβουλευτική επιχείρηση. συσσωρεύει ώρες εργασίας από τα φύλλα εργασίας των υπαλλήλων, τα οποία στη συνέχεια περιλαμβάνονται στα τιμολόγια πελατών που με τη σειρά τους έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας πώλησης και εισπρακτέων λογαριασμών. Έτσι, σε αυτήν την περίπτωση, το φύλλο χρόνου είναι το έγγραφο προέλευσης για μια συναλλαγή πώλησης.
Υπάρχουν ορισμένοι πιθανοί έλεγχοι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη μείωση του κινδύνου ότι τα έγγραφα προέλευσης δεν καταγράφονται σωστά σε ένα λογιστικό σύστημα. Ένα από τα πιο συνηθισμένα στοιχεία ελέγχου είναι η προεπιλογή εγγράφων, έτσι ώστε τα έγγραφα που λείπουν να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν. Ένας άλλος έλεγχος είναι ο συνδυασμός των υπολοίπων των λογαριασμών με τα υποστηρικτικά έγγραφα προέλευσης για να διαπιστωθεί εάν ορισμένα έγγραφα δεν έχουν καταγραφεί ή εάν ορισμένες συναλλαγές που καταγράφονται στους λογαριασμούς δεν φαίνεται να έχουν δικαιολογητικά πηγής.
Διάφοροι κανονισμοί επιβάλλουν τη διατήρηση ορισμένων εγγράφων προέλευσης για αρκετά χρόνια. Μπορεί επίσης να είναι συνετό να διατηρήσετε αυτά τα έγγραφα ανεξάρτητα από τους κανονισμούς, εάν μόνο να προσκομίσετε αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση αγωγής ή να παρέχετε καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών. Για τους λόγους αυτούς, μια εταιρεία πρέπει να υιοθετήσει μια πολιτική καταστροφής εγγράφων που ελέγχει αυστηρά τον τεμαχισμό ή άλλη μορφή εξάλειψης των εγγράφων προέλευσης έως ότου περάσουν ορισμένοι χρόνοι.
