Το lockbox είναι μια ταχυδρομική διεύθυνση που λειτουργεί με τράπεζα στην οποία μια εταιρεία κατευθύνει τους πελάτες της να στείλουν τις πληρωμές τους. Η τράπεζα ανοίγει το εισερχόμενο ταχυδρομείο, καταθέτει όλα τα ληφθέντα χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας και σαρώνει τις πληρωμές και τυχόν πληροφορίες εμβασμάτων. Οι σαρωμένες εικόνες δημοσιεύονται σε έναν ασφαλή ιστότοπο, όπου το λογιστικό προσωπικό της εταιρείας μπορεί να έχει πρόσβαση στις εικόνες για να κάνει πληρωμές σε εκκρεμείς λογαριασμούς.
Ένα σύστημα κλειδώματος είναι μια διάταξη πολλών θυρίδων που τοποθετούνται στρατηγικά κοντά σε γεωγραφικές ομάδες πελατών εταιρειών, έτσι ώστε να ελαχιστοποιείται ο συνολικός χρόνος αλληλογραφίας από τους πελάτες έως τις θυρίδες κλειδώματος. Ένα σύστημα κλειδώματος ενθαρρύνεται από τις τράπεζες, οι οποίες κερδίζουν ένα σταθερό μηνιαίο τέλος για κάθε κλειδαριά, καθώς και μια χρέωση εξυπηρέτησης για κάθε πληρωμή που υποβάλλεται σε επεξεργασία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία στη Βοστώνη μπορεί να επιλέξει να έχει κλειδαριές στο Σικάγο, το Λος Άντζελες, το Χιούστον και το Μαϊάμι, προκειμένου να μειώσει το επιπλέον ταχυδρομείο για πληρωμές που πραγματοποιούνται από πελάτες που βρίσκονται κοντά σε αυτές τις πόλεις.
Οι τράπεζες παρέχουν μια περιοδική υπηρεσία ελέγχου για να ταιριάζουν με τις διευθύνσεις από τις οποίες οι πελάτες εκδίδουν τις πληρωμές τους σε θέσεις κλειδώματος, για να δουν εάν η διαμόρφωση του κλειδώματος έχει βελτιστοποιηθεί. Εάν όχι, τα κιβώτια κλειδώματος μετατοπίζονται σε περισσότερες τοποθεσίες που εστιάζουν στον πελάτη και οι πελάτες ειδοποιούνται να αλλάξουν τις διευθύνσεις αποστολής τους στις νέες τοποθεσίες. Δεν συνιστάται η συνεχής αλλαγή θέσεων θυρίδας, διότι ενοχλεί τους πληρωτέους λογαριασμούς υπαλλήλων των πελατών, οι οποίοι πρέπει να συνεχίζουν να ενημερώνουν τις διευθύνσεις πληρωμής στα συστήματα υπολογιστών τους.
Ένα σύστημα κλειδώματος είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να μειώσετε την αλληλογραφία για μια μεγαλύτερη εταιρεία που διαθέτει εθνική ή διεθνή βάση πελατών. Είναι σπάνια απαραίτητο για μια μικρότερη εταιρεία με τοπική πελατειακή βάση να χρησιμοποιεί περισσότερα από ένα μεμονωμένο κλείδωμα σε μια τοπική τράπεζα, δεδομένου ότι οποιαδήποτε μείωση στο float αλληλογραφίας είναι κάτι παραπάνω από αντιστάθμιση από τα σχετικά τραπεζικά τέλη.
Καθώς η μέθοδος πληρωμής σταδιακά απομακρύνεται από τις επιταγές και υπέρ των ηλεκτρονικών πληρωμών, η ανάγκη για συστήματα κλειδώματος είναι πιθανό να μειωθεί.
