Η αναφορά γήρανσης πληρωτέων λογαριασμών ταξινομεί τις υποχρεώσεις σε προμηθευτές με βάση τα χρονικά κουβάκια. Η αναφορά συνήθως ρυθμίζεται με κάδους χρόνου 30 ημερών, έτσι ώστε κάθε διαδοχική στήλη στην αναφορά να αναφέρει τιμολόγια προμηθευτή που είναι:
0 έως 30 ημερών
31 έως 60 ημερών
61 έως 90 ημερών
Παλαιότερα από 90 ημέρες
Ο σκοπός της αναφοράς είναι να δώσει στον χρήστη ένα οπτικό βοήθημα για τον προσδιορισμό των τιμολογίων που έχουν καθυστερήσει για πληρωμή. Ωστόσο, ένα βασικό ελάττωμα σε αυτήν την αναφορά είναι ότι υποθέτει ότι όλα τα τιμολόγια οφείλονται για πληρωμή σε 30 ημέρες. Στην πραγματικότητα, ορισμένα τιμολόγια ενδέχεται να οφείλονται κατά την παραλαβή τους, σε 60 ημέρες ή σχεδόν οπουδήποτε στο μεταξύ. Κατά συνέπεια, ένα τιμολόγιο που αναφέρεται στην αναφορά παλαίωσης ως τρέχον ενδέχεται να είναι καθυστερημένο για πληρωμή, ενώ ένα τιμολόγιο που αναφέρεται στον κάδο χρόνου 31 έως 60 ημερών ενδέχεται να μην είναι ακόμη πληρωτέο.
Για να είναι αποτελεσματική η αναφορά, θα πρέπει να εκκαθαρίζεται περιοδικά, έτσι ώστε οι αδέσποτες χρεώσεις και πιστώσεις να αφαιρούνται από την αναφορά. Διαφορετικά, τείνει να είναι γεμάτο με την πάροδο του χρόνου και ως εκ τούτου πιο δύσκολο να διαβαστεί.
Δεδομένων των ζητημάτων που επισημαίνονται εδώ, μια καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά που δημιουργείται από το λογιστικό σύστημα, στην οποία αναφέρονται μόνο τα τιμολόγια προμηθευτών που είναι σχεδόν καθυστερημένα ή καθυστερημένα για πληρωμή, με βάση τις ημερομηνίες τιμολογίου και τους όρους πληρωμής του προμηθευτή.
Η έκθεση γήρανσης χρησιμοποιείται μερικές φορές από εξωτερικούς ελεγκτές μιας εταιρείας ως κατάλογος των πληρωτέων οφειλόμενων από το τέλος της περιόδου που ελέγχεται. Ωστόσο, αυτή η αναφορά είναι χρήσιμη μόνο αν το σύνολο αντιστοιχεί στο υπόλοιπο πληρωτέου λογαριασμού στο γενικό καθολικό.
