Όταν ένας ελεγκτής εξετάζει τα λογιστικά αρχεία μιας εταιρείας πελάτη, μια βασική τεχνική για την επαλήθευση της ύπαρξης των εισπρακτέων λογαριασμών είναι η επιβεβαίωσή τους με τους πελάτες της εταιρείας. Ο ελεγκτής το κάνει με επιβεβαίωση εισπρακτέου λογαριασμού Αυτή είναι μια επιστολή που υπογράφεται από έναν αξιωματικό της εταιρείας (αλλά αποστέλλεται από τον ελεγκτή) σε πελάτες που επιλέγονται από τους ελεγκτές από την έκθεση γήρανσης των λογαριασμών της εταιρείας. Η επιστολή ζητά από τους πελάτες να επικοινωνήσουν απευθείας με τους ελεγκτές με το συνολικό ποσό των εισπρακτέων λογαριασμών από την εταιρεία που ήταν στα βιβλία τους από την ημερομηνία που ορίζεται στην επιστολή επιβεβαίωσης. Ο ελεγκτής συνήθως επιλέγει πελάτες για επιβεβαίωση που έχουν μεγάλα ανεξόφλητα υπόλοιπα εισπρακτέων υπολοίπων, με δευτερεύουσα αντιπαροχή που δίνεται στις καθυστερημένες απαιτήσεις,ακολουθούμενη από μια τυχαία επιλογή πελατών με μικρότερα υπόλοιπα εισπρακτέων.
Δεδομένου ότι οι πληροφορίες που λαμβάνονται μέσω επιβεβαιώσεων προέρχονται από τρίτο μέρος, θεωρείται ότι είναι υψηλότερης ποιότητας από οποιαδήποτε πληροφορία που θα μπορούσε να έχει λάβει ένας ελεγκτής από τα εσωτερικά αρχεία της εταιρείας πελάτη.
Υπάρχουν δύο μορφές επιβεβαίωσης, οι οποίες είναι:
Θετική επιβεβαίωση . Αυτό είναι ένα αίτημα για παροχή απάντησης στον ελεγκτή, ανεξάρτητα από το εάν ο πελάτης συμφωνεί ή όχι με τις εισπρακτέες πληροφορίες που αναφέρονται στην επιβεβαίωση.
Αρνητική επιβεβαίωση . Αυτό είναι ένα αίτημα για επικοινωνία με τον ελεγκτή μόνο εάν ο πελάτης έχει πρόβλημα με τους λογαριασμούς εισπρακτέων πληροφοριών που περιέχονται στην επιβεβαίωση. Αυτή είναι μια λιγότερο εύρωστη μορφή αποδεικτικών στοιχείων, καθώς υπάρχει μια τάση από τους πελάτες να μην επικοινωνήσουν με τον ελεγκτή, γεγονός που οδηγεί στο τεκμήριο ότι ο ελεγκτής τεκμαίρεται ότι οι πελάτες συμφωνούν με τις παρουσιαζόμενες πληροφορίες εισπρακτέων λογαριασμών.
Εάν οι πελάτες δεν επιστρέψουν επιβεβαιώσεις στον ελεγκτή, ο ελεγκτής μπορεί να καταβάλει μεγάλες προσπάθειες για να λάβει τις επιβεβαιώσεις, δεδομένης της υψηλής ποιότητας αυτής της μορφής αποδεικτικών στοιχείων. Εάν δεν υπάρχει τρόπος να λάβετε επιβεβαίωση, τότε το επόμενο βήμα του ελεγκτή είναι να διερευνήσει τις επόμενες ταμειακές αποδείξεις, για να δει εάν οι πελάτες έχουν πληρώσει για τα τιμολόγια που δεν επιβεβαιώθηκαν. Αυτή είναι μια ισχυρή δευτερεύουσα μορφή απόδειξης ότι οι λογαριασμοί εισπρακτέοι εκκρεμείς στο τέλος της περιόδου αναφοράς που ελέγχθηκαν υπήρχαν εκείνη την εποχή.
Εάν οι πληροφορίες που λαμβάνονται από έναν πελάτη διαφέρουν από το εισπρακτέο ποσό που αναφέρεται στην αναφορά εισπρακτέων εταιρειών, ο ελεγκτής συνήθως ζητά από την εταιρεία να συμβιβάσει τη διαφορά, στην οποία ο ελεγκτής μπορεί στη συνέχεια να προβεί σε περαιτέρω ενέργειες, εάν είναι απαραίτητο.
