Πριν κλείσει τα βιβλία στο τέλος κάθε περιόδου αναφοράς, το λογιστικό προσωπικό πρέπει να επαληθεύσει ότι το αναλυτικό σύνολο όλων των οφειλόμενων λογαριασμών που εκκρεμεί αντιστοιχεί στο υπόλοιπο του λογαριασμού πληρωτέων που αναφέρεται στο γενικό καθολικό. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι το ποσό των πληρωτέων λογαριασμών που αναφέρονται στον ισολογισμό είναι σωστό. Αυτό ονομάζεται συμφωνία πληρωτέων λογαριασμών. Η διαδικασία συμφιλίωσης πληρωτέων λογαριασμών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
Συγκρίνετε το υπόλοιπο λογαριασμού πληρωτέου λογαριασμού στο γενικό καθολικό για την αμέσως προηγούμενη περίοδο με την αναφορά λεπτομερειών πληρωτέων λογαριασμών ηλικίας από το τέλος της ίδιας περιόδου. Εάν αυτοί οι αριθμοί δεν ταιριάζουν, θα πρέπει να συνδυάσετε προηγούμενες περιόδους πριν επιχειρήσετε να συνδυάσετε την τρέχουσα περίοδο. Εάν η διακύμανση είναι άυλη, μπορεί να είναι αποδεκτό να προχωρήσετε στη συμφωνία για την τρέχουσα περίοδο.
Ελέγξτε τους λογαριασμούς γενικού λογαριασμού πληρωτέου λογαριασμού για να δείτε εάν έχουν γίνει καταχωρήσεις ημερολογίου στον λογαριασμό κατά την τρέχουσα περίοδο αναφοράς. Εάν ναι, τεκμηριώστε αυτά τα στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο συμφιλίωσης.
Εκτυπώστε την αναφορά πληρωτέων λογαριασμών για τους τρέχοντες λογαριασμούς για την τρέχουσα περίοδο αναφοράς. Εισαγάγετε το συνολικό ποσό που εκκρεμεί από αυτήν την αναφορά στο υπολογιστικό φύλλο συμφιλίωσης. Σε αυτό το σημείο, η συμφιλίωση πρέπει να είναι πλήρης. Εάν εξακολουθεί να υπάρχει διακύμανση και δεν είναι διακύμανση που πραγματοποιήθηκε σε προηγούμενη περίοδο, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα πρόσθετα βήματα συμφιλίωσης:
Βεβαιωθείτε ότι το ημερολόγιο πληρωτέων λογαριασμών δημοσιεύτηκε σωστά στο γενικό καθολικό.
Βεβαιωθείτε ότι η πληρωτέα αναφορά λογαριασμών ηλικίας εκτυπώθηκε μετά την ολοκλήρωση όλων των δημοσιεύσεων.
Βεβαιωθείτε ότι το γενικό καθολικό έχει ρυθμιστεί στη σωστή περίοδο αναφοράς.
Αυτή η διαδικασία συμφιλίωσης μπορεί να είναι δύσκολη όταν εκτελείται για πρώτη φορά. Ωστόσο, μόλις εντοπιστούν όλα τα σφάλματα και γίνουν διορθώσεις, είναι συνήθως σχετικά εύκολο να ενημερώσετε το έγγραφο συμφιλίωσης σε επόμενες περιόδους αναφοράς.
