Η διαγραφή είναι μείωση του καταγεγραμμένου ποσού ενός περιουσιακού στοιχείου. Η διαγραφή συμβαίνει όταν συνειδητοποιήσουμε ότι ένα περιουσιακό στοιχείο δεν μπορεί πλέον να μετατραπεί σε μετρητά, δεν μπορεί να προσφέρει περαιτέρω χρήση σε μια επιχείρηση ή δεν έχει αγοραία αξία. Για παράδειγμα, απαιτείται διαγραφή όταν δεν είναι δυνατή η είσπραξη εισπρακτέου λογαριασμού, όταν το απόθεμα είναι παρωχημένο, όταν δεν υπάρχει πλέον χρήση για ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο ή όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί από την εταιρεία και δεν είναι πρόθυμος να επιστρέψει την εταιρεία για μια προκαταβολή πληρωμής.
Γενικά, η διαγραφή πραγματοποιείται μετατοπίζοντας μέρος ή όλο το υπόλοιπο σε έναν λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων σε λογαριασμό εξόδων. Η λογιστική μπορεί να διαφέρει, ανάλογα με το περιουσιακό στοιχείο. Για παράδειγμα:
- Όταν δεν είναι δυνατή η είσπραξη εισπρακτέου λογαριασμού, συνήθως συμψηφίζεται με την πρόβλεψη για επισφαλείς λογαριασμούς (λογαριασμός αντίθεσης).
- Όταν το απόθεμα είναι παρωχημένο, μπορεί είτε να χρεωθεί απευθείας στο κόστος των πωληθέντων αγαθών είτε να αντισταθμιστεί με το αποθεματικό για ξεπερασμένο απόθεμα (αντίθετος λογαριασμός).
- Όταν δεν υπάρχει πλέον χρήση για ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο, συμψηφίζεται με όλες τις σχετικές συσσωρευμένες αποσβέσεις ή συσσωρευμένες αποσβέσεις, ενώ το υπόλοιπο χρεώνεται σε λογαριασμό ζημίας.
- Όταν δεν είναι δυνατή η είσπραξη προκαταβολής, χρεώνεται στα έξοδα αποζημίωσης.
Όταν χρησιμοποιείται ένας λογαριασμός αποζημίωσης (αντίθετος λογαριασμός), τότε η πίστωση προορίζεται για λογαριασμό αποζημίωσης. Αργότερα, όταν βρεθεί μια συγκεκριμένη διαγραφή, συμψηφίζεται με τον λογαριασμό επιδόματος.
Μια διαγραφή συμβαίνει συνήθως ταυτόχρονα, αντί να εξαπλώνεται σε αρκετές περιόδους, καθώς συνήθως προκαλείται από ένα μόνο συμβάν που πρέπει να αναγνωριστεί αμέσως.
Μια παραλλαγή της έννοιας διαγραφής είναι η διαγραφή, όπου μέρος της αξίας ενός περιουσιακού στοιχείου χρεώνεται στα έξοδα, αφήνοντας ένα μειωμένο περιουσιακό στοιχείο ακόμα στα βιβλία. Για παράδειγμα, ένας διακανονισμός με έναν πελάτη μπορεί να επιτρέψει μείωση κατά 50% του ποσού ενός τιμολογίου που θα πληρώσει ο πελάτης. Αυτό αντιπροσωπεύει μείωση στο μισό του ποσού του αρχικού τιμολογίου.
Μερικές φορές η διοίκηση επιταχύνει τη χρήση διαγραφών και διαγραφών προκειμένου να αναγνωρίσει τα έξοδα και, συνεπώς, να μειώσει το ποσό του φορολογητέου εισοδήματος. Όταν φτάσουν στο άκρο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δόλιες οικονομικές καταστάσεις.
