Το προσωπικό συλλογών μπορεί να ασχοληθεί με έναν τεράστιο αριθμό καθυστερημένων τιμολογίων. Εάν ναι, ο διαχειριστής συλλογής χρειάζεται μια διαδικασία για την αντιμετώπιση πελατών με τυποποιημένο τρόπο για την επίλυση προβλημάτων πληρωμής. Η λεπτομερής διαδικασία συλλογής παρατίθεται παρακάτω. Η ροή διαδικασίας που σημειώνεται εδώ αντιπροσωπεύει γενικά μόνο τα στάδια αλληλεπίδρασης με έναν πελάτη. Αυτά τα βήματα ενδέχεται να ανακατευτούν, να συμπληρωθούν ή να εξαλειφθούν, ανάλογα με την κατάσταση πληρωμής κάθε τιμολογίου. Τα βήματα είναι:
Εκχώρηση καθυστερημένων τιμολογίων (προαιρετικά) . Όταν ένα τιμολόγιο καθυστερήσει την πληρωμή, εκχωρήστε το σε έναν υπάλληλο συλλογών για δραστηριότητες συλλογής.
Επαληθεύστε τις επιτρεπόμενες μειώσεις (προαιρετικά) . Ένας πελάτης μπορεί να υποβάλει μια φόρμα που να αναφέρει μια απαίτηση έκπτωσης βάσει του προγράμματος μάρκετινγκ της εταιρείας. Εάν ναι, επαληθεύστε την αξίωση με τον υπεύθυνο μάρκετινγκ και αντιστοιχίστε την με τις παρακρατήσεις που έχει λάβει ο πελάτης. Εάν μια έκπτωση μπορεί να εντοπιστεί στην επιτρεπόμενη έκπτωση, υποβάλετε ένα έντυπο έγκρισης πιστωτικού σημειώματος για να αντισταθμίσετε το ποσό της έκπτωσης.
Εκδώστε γράμματα . Χρησιμοποιήστε το λογιστικό λογισμικό για να εκτυπώσετε επιστολές σε σταθερά χρονικά διαστήματα, με το καθένα να δείχνει τα καθυστερημένα τιμολόγια στους πελάτες. Ελέγξτε τις επιστολές και εξαγάγετε οποιαδήποτε για την οποία βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη άλλες δραστηριότητες συλλογής. Στείλτε ή στείλτε με email τα υπόλοιπα γράμματα στους πελάτες.
Ξεκινήστε την άμεση επαφή . Εάν εξακολουθούν να εκκρεμούν εκκρεμείς τιμολόγια, καλέστε τους πελάτες να συζητήσουν τους λόγους έλλειψης πληρωμής. Μετά από κάθε κλήση, καταγράψτε τις λεπτομέρειες της κλήσης, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του ατόμου που επικοινωνήθηκε, των λόγων για καθυστερημένη πληρωμή και των υποσχέσεων πληρωμής.
Διευθετήστε τις ρυθμίσεις πληρωμής (προαιρετικά) . Εάν είναι απαραίτητο να αποδεχτείτε μια μεγαλύτερη περίοδο πληρωμής, τεκμηριώστε τους όρους των πληρωμών που πρέπει να γίνουν, καθώς και τυχόν τόκους που πρέπει να πληρωθούν και τυχόν προσωπικές εγγυήσεις πληρωμής.
Προσαρμόστε το πιστωτικό όριο (προαιρετικό) . Σε αυτό το σημείο, το προσωπικό συλλογών θα πρέπει να διαθέτει επαρκείς πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση ενός πελάτη για να προτείνει στο πιστωτικό προσωπικό εάν υπάρχει μείωση ή λήξη του πιστωτικού ορίου ενός πελάτη. Το πιστωτικό προσωπικό είναι υπεύθυνο για την αλλαγή ενός πιστωτικού ορίου - το προσωπικό συλλογών παρέχει μόνο πληροφορίες.
Παρακολουθήστε τις πληρωμές βάσει συμφωνιών διακανονισμού (προαιρετικά) . Εάν υπάρχουν ειδικά προγράμματα πληρωμής, συγκρίνετε τις προγραμματισμένες ημερομηνίες πληρωμής με τις ημερομηνίες κατά τις οποίες οι πληρωμές πράγματι λαμβάνονται, και επικοινωνήστε με τους πελάτες μόλις εμφανιστεί ότι θα χάσουν μια προγραμματισμένη ημερομηνία πληρωμής. Αυτό το επίπεδο παρακολούθησης απαιτείται για να εμποδίσει τους πελάτες να καθυστερήσουν τις πληρωμές τους.
Ανατρέξτε στο πρακτορείο συλλογής . Μόλις επιχειρήσουν όλες οι άλλες τεχνικές εσωτερικής συλλογής, μεταφέρετε τα τιμολόγια σε ένα γραφείο συλλογής. Σε αυτό το σημείο, ο πελάτης θα πρέπει σίγουρα να τοποθετηθεί σε μια λίστα πίστωσης.
Μηνύστε τον πελάτη (προαιρετικό) . Εάν όλες οι άλλες εναλλακτικές λύσεις έχουν αποτύχει, επικοινωνήστε με το νομικό προσωπικό της εταιρείας για να διαπιστώσετε εάν η εταιρεία έχει επαρκή υπόθεση εναντίον πελάτη για να κερδίσει απόφαση εναντίον της στο δικαστήριο. Επίσης, ο πελάτης θα πρέπει να διαθέτει επαρκή περιουσιακά στοιχεία για να αποφασίσει εναντίον του. Εάν αυτά τα ζητήματα φαίνονται ευνοϊκά, εξουσιοδοτήστε το νομικό προσωπικό να προχωρήσει σε αγωγή.
Διαγράψτε το υπόλοιπο . Εάν όλες οι τεχνικές συλλογής έχουν αποτύχει, συμπληρώστε ένα έντυπο έγκρισης πιστωτικού σημειώματος στο ποσό των τιμολογίων που θα διαγραφούν.
Διεξαγωγή μετά τη σφαγή . Εάν υπήρχε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα με τα συστήματα της εταιρείας που προκάλεσε την εμφάνιση ενός κακού χρέους, καλέστε μια συνάντηση αυτών των ανθρώπων που σχετίζονται περισσότερο με το πρόβλημα για να συζητήσετε μια λύση. Ανάθεση ευθύνης για στοιχεία δράσης, τεκμηρίωση της συνάντησης και προγραμματισμός συνεδριάσεων παρακολούθησης, όπως απαιτείται.
Είναι πιο πιθανό ότι η περιγραμμένη διαδικασία συλλογής θα χρησιμοποιηθεί από νέο προσωπικό συλλογών. Πρέπει να επιτραπεί σε πιο έμπειρο προσωπικό να διαφοροποιεί τις δραστηριότητές του από αυτήν τη λίστα, με βάση τις απόψεις του σχετικά με τον καλύτερο τρόπο συλλογής από συγκεκριμένους πελάτες.
