Ένα σύστημα κοστολόγησης εντολών εργασίας συσσωρεύει το κόστος που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη παρτίδα προϊόντων. Αυτό το σύστημα χρησιμοποιείται για μικρά μεγέθη παρτίδας και ειδικά όταν τα προϊόντα σε κάθε παρτίδα είναι διαφορετικά από τα προϊόντα που δημιουργούνται σε άλλες παρτίδες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η διοίκηση θέλει να διασφαλίσει ότι το κόστος που προκύπτει είναι λογικό σε σύγκριση με τις τιμές που χρεώνονται στους πελάτες. Για παράδειγμα, το σύστημα θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση του κόστους των επί παραγγελία μηχανημάτων. Χωρίς ένα σύστημα εντολής εργασίας, είναι πιθανό μια επιχείρηση να αναφέρει τις τιμές ορισμένων παρτίδων πολύ χαμηλές, προκαλώντας έτσι απώλειες.
Ένας λογιστής που χρησιμοποιεί ένα σύστημα κοστολόγησης εντολής εργασίας μπορεί να παρακολουθεί συγκεκριμένες πληροφορίες εργασίας σε ένα φύλλο κόστους εργασίας ή αυτές οι πληροφορίες μπορεί να κωδικοποιηθούν σε μια βάση δεδομένων εντολών εργασίας, όπου σε κάθε εργασία έχει ανατεθεί ένας μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός.
Ένα σύστημα κοστολόγησης εντολών εργασίας μπορεί να είναι αρκετά περίπλοκο. Πρέπει να παρακολουθεί πληροφορίες από πολλές πηγές, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
Τιμολόγια προμηθευτή, από τα οποία θα πρέπει να χρεώνονται μόνο αυτά τα στοιχεία γραμμής που σχετίζονται με μια εργασία.
Οι εγγραφές μισθοδοσίας, από τις οποίες οι ώρες εργασίας σε μια συγκεκριμένη εργασία χρεώνονται σε αυτήν την εργασία, πιθανώς επίσης συμπεριλαμβανομένων των φόρων μισθοδοσίας, των υπερωριών και των διαφορών βάρδιας.
Υλικό κόστος, όπου τα αποθέματα απαλλάσσονται από το απόθεμα και χρεώνονται σε μια εργασία όπως χρησιμοποιείται.
Μια γενική κατανομή, η οποία προέρχεται από μια ομάδα δαπανών και χρεώνεται σε κάθε εργασία με βάση κάποια μορφή χρήσης, όπως οι ώρες εργασίας που πραγματοποιήθηκαν ή οι ώρες λειτουργίας του μηχανήματος.
Ο αριθμός των πηγών πληροφοριών και ο όγκος των λεπτομερειών που μπορεί να σχετίζονται με μια εργασία σημαίνει ότι οι υποκείμενες εγγραφές θα μπορούσαν να περιέχουν οποιοδήποτε αριθμό σφαλμάτων. Για να μετριαστεί ο κίνδυνος σφαλμάτων, τα αρχεία εντολών εργασίας πρέπει να εξεταστούν με προσοχή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν το κόστος εργασίας θα συνοψιστεί και θα χρεωθεί στους πελάτες με κόστος και ρυθμίσεις χρέωσης.
Σε περιπτώσεις όπου κατασκευάζονται μεγάλες ποσότητες των ίδιων προϊόντων, χρησιμοποιείται ένα σύστημα κοστολόγησης διεργασιών, δεδομένου ότι παρέχει μια πιο εξορθολογισμένη προσέγγιση στη σχετική λογιστική.
