Μια φόρμα αίτησης υλικού αναφέρει τα στοιχεία που πρέπει να διαλέξετε από το απόθεμα και να χρησιμοποιηθούν στη διαδικασία παραγωγής ή στην παροχή μιας υπηρεσίας σε έναν πελάτη, συνήθως για μια συγκεκριμένη εργασία. Η φόρμα έχει συνήθως τρεις σκοπούς:
Για να διαλέξετε αντικείμενα από το απόθεμα
Για να ανακουφίσετε τα αρχεία απογραφής στο ποσό των αντικειμένων που επιλέξατε
Για τη χρέωση της στοχευμένης εργασίας για το κόστος των αντικειμένων που ζητήθηκαν
Η φόρμα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως βάση για την αναδιάταξη οποιωνδήποτε στοιχείων αποθέματος που δεν βρίσκονται επί του παρόντος σε απόθεμα.
Οι πληροφορίες που βρίσκονται πιο συχνά σε μια φόρμα αιτήματος υλικού περιλαμβάνουν:
Ενότητα κεφαλίδας: Αριθμός εργασίας που θα χρεωθεί
Ενότητα κεφαλίδας: Ημερομηνία παραλαβής
Ενότητα κεφαλίδας: Ημερομηνία κατά την οποία απαιτείται απόθεμα
Κύριο σώμα: Αριθμός είδους ή περιγραφή που πρέπει να τραβηχτεί από το απόθεμα
Κύριο σώμα: Ποσότητα μονάδας που πρέπει να τραβηχτεί από το απόθεμα
Τμήμα υποσέλιδου: Γραμμή υπογραφής εξουσιοδότησης
Εάν τα υλικά πρόκειται να παραδοθούν σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, μπορεί επίσης να υπάρχει χώρος στην κεφαλίδα για να προσδιοριστεί η θέση παράδοσης.
Εκτός εάν ένα τιμολόγιο υπηρεσίας πρόκειται να συνταχθεί από αυτό το έγγραφο, συνήθως δεν περιλαμβάνει κόστη ή τιμές αντικειμένων.
Ο αιτών διατηρεί αντίγραφο της φόρμας αιτήματος υλικού, όπως και το προσωπικό της αποθήκης. Ένα άλλο αντίγραφο συνοδεύει τα επιλεγμένα προϊόντα στον τελικό προορισμό τους. Εάν τα είδη που αναφέρονται στη φόρμα δεν είναι διαθέσιμα, μπορεί να σταλεί άλλο αντίγραφο στο τμήμα αγορών για σκοπούς παραγγελίας.
Οι ελεγκτές μπορούν να εντοπίσουν τη ροή των εντύπων αιτήματος υλικού μέσω μιας εταιρείας, για να δουν εάν τα είδη αποθέματος χρησιμοποιούνται και καταγράφονται κατάλληλα σύμφωνα με εντολές από τις διαδικασίες διαχείρισης υλικών της εταιρείας. Εάν όχι, οι ελεγκτές ενδέχεται να συμπεράνουν ότι δεν μπορούν να βασίζονται σε ορισμένες πτυχές των συστημάτων ελέγχου μιας εταιρείας ως μέρος των ελεγκτικών δραστηριοτήτων τους, και έτσι θα ενισχύσουν άλλες ελεγκτικές δραστηριότητες.
Η φόρμα αιτήματος υλικού δεν χρησιμοποιείται σε περιβάλλον προγραμματισμού παραγωγής με ηλεκτρονικό υπολογιστή, όπου αυτές οι πληροφορίες συλλογής αποστέλλονται στην αποθήκη ως ηλεκτρονικό μήνυμα.
Παρόμοιοι όροι
Μια φόρμα αιτήματος υλικού μπορεί επίσης να είναι γνωστή ως φόρμα αιτήματος αγοράς, αν και μια αίτηση αγοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλους τους τύπους αγορών, όχι μόνο για εκείνους που εμπλέκονται στη διαδικασία παραγωγής.
