Η λογιστική διαδικασία είναι τρεις ξεχωριστοί τύποι συναλλαγών που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή επιχειρηματικών συναλλαγών στα λογιστικά αρχεία. Αυτές οι πληροφορίες στη συνέχεια συγκεντρώνονται σε οικονομικές καταστάσεις. Οι τύποι συναλλαγών είναι:
Ο πρώτος τύπος συναλλαγής είναι να διασφαλιστεί ότι οι καταχωρήσεις αντιστροφής από την προηγούμενη περίοδο έχουν, στην πραγματικότητα, αντιστραφεί.
Η δεύτερη ομάδα αποτελείται από τα βήματα που απαιτούνται για την καταγραφή μεμονωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών στα λογιστικά αρχεία.
Η τρίτη ομάδα είναι η επεξεργασία στο τέλος της περιόδου που απαιτείται για το κλείσιμο των βιβλίων και την παραγωγή οικονομικών καταστάσεων.
Θα εξετάσουμε αυτά τα τρία μέρη της λογιστικής διαδικασίας παρακάτω.
Έναρξη επεξεργασίας περιόδου
Βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναλλαγές που έχουν οριστεί ως καταχωρήσεις αντιστροφής σε προηγούμενες περιόδους έχουν πράγματι αντιστραφεί. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι οι συναλλαγές δεν καταγράφονται δύο φορές κατά την τρέχουσα περίοδο. Αυτές οι συναλλαγές συνήθως επισημαίνονται ως αντιστροφές καταχωρίσεων στο λογιστικό λογισμικό, επομένως η αντιστροφή πρέπει να είναι αυτόματη. Ωστόσο, εξετάστε τους λογαριασμούς στην αρχή της περιόδου για να επαληθεύσετε τις αντιστροφές. Εάν δεν έχει οριστεί μια σημαία αναστροφής, μια καταχώριση πρέπει να αντιστραφεί χειροκίνητα, χρησιμοποιώντας μια νέα καταχώρηση ημερολογίου.
Ατομικές συναλλαγές
Τα βήματα που απαιτούνται για μεμονωμένες συναλλαγές στη λογιστική διαδικασία είναι:
Προσδιορίστε τη συναλλαγή . Κατ 'αρχάς, καθορίστε τι είδους συναλλαγή μπορεί να είναι. Παραδείγματα είναι η αγορά αγαθών από προμηθευτές, η πώληση προϊόντων σε πελάτες, οι υπάλληλοι που πληρώνουν και η καταγραφή της λήψης μετρητών από τους πελάτες.
Προετοιμάστε το έγγραφο . Υπάρχει συχνά ένα επιχειρηματικό έγγραφο που πρέπει να ετοιμαστεί ή να αναγνωριστεί για την έναρξη της συναλλαγής, όπως ένα τιμολόγιο προς έναν πελάτη ή ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή.
Προσδιορίστε λογαριασμούς . Κάθε επιχειρηματική συναλλαγή καταγράφεται σε λογαριασμό στη λογιστική βάση δεδομένων, όπως έσοδα, έξοδα, περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις ή μετοχικούς λογαριασμούς. Προσδιορίστε τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή της συναλλαγής.
Καταγράψτε τη συναλλαγή . Εισαγάγετε τη συναλλαγή στο λογιστικό σύστημα. Αυτό γίνεται είτε με καταχώριση ημερολογίου είτε με on-line τυπική φόρμα συναλλαγής (όπως χρησιμοποιείται για την καταγραφή εισπράξεων μετρητών έναντι ανοικτών λογαριασμών). Στην τελευταία περίπτωση, η συναλλαγή σχηματίζει πληροφορίες εγγραφής σε ένα προκαθορισμένο σύνολο λογαριασμών (οι οποίοι μπορούν να παρακαμφθούν).
Αυτά τα τέσσερα βήματα είναι το μέρος της λογιστικής διαδικασίας που χρησιμοποιείται για την καταγραφή μεμονωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών στα λογιστικά αρχεία.
Επεξεργασία στο τέλος της περιόδου
Τα υπόλοιπα βήματα στη λογιστική διαδικασία χρησιμοποιούνται για να συγκεντρώσουν όλες τις πληροφορίες που δημιουργήθηκαν στα προηγούμενα βήματα και να τις παρουσιάσουν στη μορφή οικονομικών καταστάσεων. Τα βήματα είναι:
Προετοιμάστε το δοκιμαστικό υπόλοιπο . Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι μια λίστα των τελικών υπολοίπων σε κάθε λογαριασμό. Το σύνολο όλων των χρεώσεων στο δοκιμαστικό υπόλοιπο πρέπει να ισούται με το σύνολο όλων των πιστώσεων. Εάν όχι, υπήρξε σφάλμα στην καταχώριση των αρχικών συναλλαγών που πρέπει να ερευνηθούν και να διορθωθούν.
Προσαρμόστε το υπόλοιπο της δοκιμής . Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το υπόλοιπο της δοκιμής, είτε για να διορθώσετε τα λάθη είτε για να δημιουργήσετε αποζημιώσεις διαφόρων ειδών, είτε να συγκεντρώσετε έσοδα ή έξοδα κατά την περίοδο.
Προετοιμάστε προσαρμοσμένο υπόλοιπο δοκιμής . Αυτό είναι το αρχικό υπόλοιπο της δοκιμής, συν ή πλην όλων των προσαρμογών που πραγματοποιήθηκαν στη συνέχεια.
Προετοιμάστε οικονομικές καταστάσεις . Δημιουργήστε τις οικονομικές καταστάσεις από το προσαρμοσμένο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Τα στοιχεία γραμμής του ενεργητικού, της υποχρέωσης και των ιδίων κεφαλαίων των μετόχων αποτελούν τον ισολογισμό, ενώ τα στοιχεία γραμμής εξόδων εσόδων σχηματίζουν την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Κλείστε την περίοδο . Αυτό συνεπάγεται τη μετατόπιση των υπολοίπων στους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων στον λογαριασμό στα κέρδη εις νέον, αφήνοντάς τα κενά και έτοιμα για λήψη συναλλαγών για την επόμενη λογιστική περίοδο.
Προετοιμάστε ένα υπόλοιπο δοκιμής μετά το κλείσιμο . Αυτή η έκδοση του δοκιμαστικού υπολοίπου θα πρέπει να έχει μηδενικά υπόλοιπα λογαριασμών για όλους τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων.
Στην πραγματικότητα, οποιοδήποτε λογιστικό πακέτο λογισμικού θα δημιουργήσει αυτόματα όλες τις εκδόσεις του υπολοίπου δοκιμής και των οικονομικών καταστάσεων, έτσι ώστε τα πραγματικά βήματα στη λογιστική διαδικασία μπορεί να μειωθούν σημαντικά. Αντ 'αυτού, τα βήματα που χρησιμοποιούνται σε μηχανογραφικό περιβάλλον είναι πιθανό να είναι:
Προετοιμάστε οικονομικές καταστάσεις . Αυτές οι πληροφορίες συλλέγονται αυτόματα από το γενικό καθολικό από το λογιστικό λογισμικό.
Κλείστε την περίοδο . Το λογιστικό προσωπικό κλείνει τη λογιστική περίοδο που μόλις ολοκληρώθηκε και ανοίγει τη νέα λογιστική περίοδο. Με αυτόν τον τρόπο αποτρέπεται η κατά λάθος εισαγωγή συναλλαγών τρέχουσας περιόδου στην προηγούμενη λογιστική περίοδο. Σε μια εταιρεία πολλαπλών διαιρέσεων, ενδέχεται να είναι απαραίτητο να ολοκληρωθεί αυτό το βήμα κλεισίματος περιόδου στο λογισμικό για κάθε θυγατρική.
Παρόμοιοι όροι
Η λογιστική διαδικασία είναι επίσης γνωστή ως λογιστικός κύκλος.
