Ο προϋπολογισμός αγορών περιέχει το ποσό του αποθέματος που πρέπει να αγοράσει μια εταιρεία κατά τη διάρκεια κάθε περιόδου προϋπολογισμού. Το ποσό που αναφέρεται στον προϋπολογισμό είναι το ποσό που απαιτείται για να διασφαλιστεί ότι υπάρχει διαθέσιμο απόθεμα για την κάλυψη των παραγγελιών των πελατών για προϊόντα. Στο απλούστερο επίπεδο, ο προϋπολογισμός αγορών μπορεί να αντιστοιχεί στον ακριβή αριθμό μονάδων που αναμένεται να πωληθούν κατά την περίοδο του προϋπολογισμού. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες επιπλέον εκτιμήσεις που μπορούν να κάνουν τον προϋπολογισμό αγορών πολύ πιο περίπλοκο. Σκέψου τα ακόλουθα:
Αρχικό υπόλοιπο . Μπορεί να υπάρχουν ήδη πολλές μονάδες στην αρχή της περιόδου του προϋπολογισμού. Εάν ναι, πρέπει να μειωθούν αυτές οι μονάδες σε χαμηλότερο επίπεδο κατά τη διάρκεια της περιόδου προϋπολογισμού; Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός των προς αγορά μονάδων μπορεί να μειωθεί.
Επίπεδα υπηρεσιών . Τι γίνεται αν η διοίκηση θέλει να διατηρήσει περισσότερες μονάδες σε ετοιμότητα για να καλύψει τις βραχυπρόθεσμες ανάγκες των πελατών; Εάν ναι, μπορεί να είναι απαραίτητο να αυξηθεί ο αριθμός των μονάδων που αγοράστηκαν σε επίπεδο υψηλότερο από τον αναμενόμενο αριθμό μονάδων που πωλήθηκαν κατά την περίοδο του προϋπολογισμού.
Τερματισμοί προϊόντων . Τι γίνεται αν πρόκειται να τερματιστεί μια σειρά προϊόντων; Ο προϋπολογισμός αγορών πρέπει να αντικατοπτρίζει τον αριθμό των μονάδων που απαιτούνται έως την ημερομηνία λήξης. Επίσης, εάν πρόκειται να αντικατασταθούν νέα προϊόντα από αυτά που τερματίζονται, ο προϋπολογισμός αγορών θα πρέπει να αναφέρει το χρονοδιάγραμμα αυτών των αγορών, το οποίο θα πρέπει να αντιστοιχεί στις ημερομηνίες διάθεσης των νέων προϊόντων.
Χρήση μετρητών . Ο αναμενόμενος αριθμός αγορών προϊόντων θα πρέπει να μεταφερθεί προς τα εμπρός σε έναν ισολογισμό προϋπολογισμού, για να δούμε αν οι αναμενόμενες αγορές θα έχουν αρνητικό αντίκτυπο στο ποσό των μετρητών που χρειάζεται η εταιρεία. Εάν ναι, και δεν υπάρχουν επαρκείς πηγές χρημάτων, μπορεί να είναι απαραίτητος ο προϋπολογισμός για μειωμένα επίπεδα αποθέματος ή μειωμένες πωλήσεις, ελαχιστοποιώντας έτσι την ανάγκη για πρόσθετα μετρητά για την υποστήριξη πράξεων.
Ο προϋπολογισμός αγορών χρησιμοποιείται συνήθως από λιανοπωλητή ή χονδρέμπορο, οι οποίοι δεν κατασκευάζουν τα δικά τους αγαθά. Αυτές οι οντότητες συνήθως συγκεντρώνουν αγορές σε κατηγορίες προϊόντων για σκοπούς προϋπολογισμού, αντί να προσπαθούν να προϋπολογιστούν σε μεμονωμένο επίπεδο προϊόντος. Με αυτόν τον τρόπο μειώνεται το ποσό της προσπάθειας προϋπολογισμού, το οποίο εξαλείφει επίσης την εγγενή δυσκολία πρόβλεψης σε επίπεδο προϊόντος. Η μεταβλητότητα της πρόβλεψης τείνει να εξομαλύνει όταν τα προϊόντα συγκεντρώνονται σε οικογένειες προϊόντων.
