Μια πολιτική κεφαλαιοποίησης χρησιμοποιείται από μια εταιρεία για να ορίσει ένα κατώφλι, πάνω από το οποίο οι επιλέξιμες δαπάνες καταγράφονται ως πάγια περιουσιακά στοιχεία και κάτω από το οποίο χρεώνονται στα έξοδα κατά την πραγματοποίησή τους. Η πολιτική καθορίζεται συνήθως από ανώτερα διευθυντικά στελέχη ή ακόμα και από το διοικητικό συμβούλιο.
Το επίπεδο κατωφλίου που καθορίζεται από μια πολιτική κεφαλαιοποίησης μπορεί να διαφέρει σημαντικά. Μια μικρότερη επιχείρηση με λίγες δαπάνες μπορεί να είναι πρόθυμη να αποδεχτεί ένα χαμηλό όριο κεφαλαιοποίησης μόλις 1.000 $, ενώ μια μεγαλύτερη επιχείρηση που μπορεί να κατακλύζεται από τις απαιτήσεις καταγραφής των παγίων στοιχείων μπορεί να προτιμά ένα πολύ υψηλό όριο, όπως 50.000 $. Οι ΜΚΟ μπορεί να προτιμούν ένα χαμηλό όριο κεφαλαιοποίησης, ώστε να μπορούν να παρακολουθούν στενά τα περιουσιακά τους στοιχεία. Πολλές επιχειρήσεις διαπιστώνουν ότι ένα κατώφλι κεφαλαιοποίησης περίπου 5.000 $ εξισορροπεί τα ζητήματα αντιστάθμισης της αποφυγής υπερβολικής τήρησης αρχείων και αποφυγής χρεώσεων μεγάλων αντικειμένων στα έξοδα κατά την πραγματοποίησή τους.
Η πολιτική κεφαλαιοποίησης διέπει επίσης εάν ορισμένες δαπάνες λογίζονται ως ξεχωριστά περιουσιακά στοιχεία ή ως μέρος ενός μεγαλύτερου περιουσιακού στοιχείου. Για παράδειγμα, η πολιτική θα μπορούσε να δηλώσει ότι η οροφή ενός κτιρίου ταξινομείται ξεχωριστά από την υπόλοιπη κατασκευή, με την αιτιολογία ότι η οροφή μπορεί να αντικατασταθεί πολλές φορές κατά τη διάρκεια ζωής του κτιρίου.
Ένα άλλο κριτήριο για χωριστή ταξινόμηση ως πάγιο στοιχείο είναι όταν ένα στοιχείο έχει σημαντικά διαφορετικές απαιτήσεις συντήρησης από εκείνες των κοντινών στοιχείων. Έτσι, η πολιτική κεφαλαιοποίησης θα μπορούσε να δηλώσει ότι μια ομάδα μηχανημάτων που συγκεντρώνονται σε μια γραμμή συναρμολόγησης μπορεί να ταξινομηθεί ως ένα ενιαίο περιουσιακό στοιχείο εάν μοιράζονται κοινές απαιτήσεις συντήρησης, αλλά ως ξεχωριστά περιουσιακά στοιχεία εάν έχουν σημαντικά διαφορετικές απαιτήσεις συντήρησης.
Η πολιτική μπορεί επίσης να αναφέρει τις συνθήκες υπό τις οποίες τα μισθωμένα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να καταγράφονται ως πάγια περιουσιακά στοιχεία, καθώς και τις συνθήκες υπό τις οποίες το κόστος τόκων πρέπει να κεφαλαιοποιείται στα πάγια περιουσιακά στοιχεία με τα οποία συνδέονται. Οι απαιτήσεις για αυτό αναφέρονται στις Γενικές Αποδεκτές Λογιστικές Αρχές και τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς.
Σε ορισμένες βιομηχανίες, όπως οι μη κερδοσκοπικοί και οι πρώτοι ανταποκριτές, είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε στενά τα περιουσιακά στοιχεία χαμηλότερου κόστους, προκειμένου να επιβάλλετε υψηλότερο επίπεδο τήρησης αρχείων από ό, τι θα συνέβαινε διαφορετικά. Για παράδειγμα, μια εταιρεία ασθενοφόρων μπορεί να κεφαλαιοποιεί μονάδες παροχής οξυγόνου που κανονικά θα χρεώνονταν με έξοδα, απλώς για να έχουν ακριβέστερα αρχεία για το πού βρίσκονται οι μονάδες.
Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να έχει ειδικούς κανόνες για την καταγραφή ορισμένων παγίων στοιχείων που δεν συναντώνται ποτέ από κερδοσκοπικές οντότητες, όπως δωρεά περιουσιακών στοιχείων, έργα τέχνης και ιστορικούς θησαυρούς.
Ορισμένα στοιχεία μιας πολιτικής κεφαλαιοποίησης μπορεί να καθοδηγούνται από κοινή πρακτική σε έναν κλάδο. Εάν οι ανταγωνιστές κεφαλαιοποιούν τα περιουσιακά τους στοιχεία με συγκεκριμένο τρόπο, μια επιχείρηση μπορεί να θέλει να ακολουθήσει το ίδιο, προκειμένου να παρέχει οικονομικές καταστάσεις στην επενδυτική κοινότητα που είναι συγκρίσιμες με αυτές που εκδίδονται από ανταγωνιστές.
