Ο κύκλος συλλογής μετρητών είναι ο αριθμός των ημερών που απαιτούνται για την είσπραξη των εισπρακτέων λογαριασμών. Το μέτρο είναι σημαντικό για την παρακολούθηση της ικανότητας μιας επιχείρησης να παρέχει ένα εύλογο ποσό πίστωσης σε άξιους πελάτες, καθώς και να εισπράττει εισπρακτέες απαιτήσεις εγκαίρως. Η ιδέα δεν είναι η ίδια με τον κύκλο μετατροπής μετρητών, ο οποίος είναι μεγαλύτερη περίοδος που αρχίζει με την εκροή μετρητών για την πληρωμή αγαθών και τελειώνει με την επακόλουθη παραλαβή μετρητών από την πώληση αυτών των αγαθών. Ο υπολογισμός για τον κύκλο είσπραξης είναι ο διαχωρισμός των ετήσιων πωλήσεων πίστωσης με 365 και ο διαχωρισμός του αποτελέσματος σε μέσους εισπρακτέους λογαριασμούς. Ο τύπος είναι:
Μέσος όρος εισπρακτέων λογαριασμών ÷ (Ετήσιες πωλήσεις πίστωσης ÷ 365)
Ο κύκλος συλλογής μετρητών πρέπει να διατηρείται όσο το δυνατόν συντομότερος για τους ακόλουθους λόγους:
Η ταχεία είσπραξη σημαίνει περισσότερα μετρητά στο χέρι, γεγονός που μειώνει τις απαιτήσεις δανεισμού μιας εταιρείας
Ένα παλαιότερο τιμολόγιο ενδέχεται να μην είναι αποδεκτό ως εγγύηση για ένα δάνειο
Ένα παλαιότερο τιμολόγιο ενδέχεται να μην είναι αποδεκτό για έκπτωση τιμολογίου
Ένα τιμολόγιο είναι γενικά πιο δύσκολο να συλλεχθεί όσο περισσότερο παραμένει σε εκκρεμότητα
Αντίθετα, μπορεί να είναι αποδεκτό να υπάρχει ένας μεγαλύτερος κύκλος συλλογής μετρητών εάν η διοίκηση χρησιμοποιεί μια χαλαρή πιστωτική πολιτική για να επεκτείνει την πίστωση σε περισσότερους περιθωριακούς πελάτες για τους οποίους η πιθανότητα είσπραξης είναι χαμηλότερη από το συνηθισμένο.
Θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να συλλέγετε απλήρωτους λογαριασμούς εισπρακτέους νωρίτερα, προκειμένου να επιταχύνετε τις ταμειακές ροές. Πολλές τεχνικές για αυτό είναι:
Τιμολόγιο αμέσως . Να εκδίδετε πάντα τιμολόγιο στον πελάτη μόλις ολοκληρωθεί η παράδοση των εμπορευμάτων ή η παροχή των υπηρεσιών. Διαφορετικά, καθυστερείτε τη συλλογή, δίνοντας ποτέ στον πελάτη κανένα έγγραφο από το οποίο να πληρώσει.
Επικοινωνήστε με τον πελάτη πριν από την ημερομηνία λήξης . Μπορεί να είναι οικονομικώς αποδοτικό να επικοινωνήσετε με αυτούς τους πελάτες με μεγαλύτερα υπόλοιπα εισπρακτέων απαιτήσεων πριν από την ημερομηνία λήξης του τιμολογίου. Ο λόγος είναι ότι ενδέχεται να αποκαλύψετε ένα πρόβλημα πληρωμής στο οποίο μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε αμέσως, παρά αρκετές εβδομάδες αργότερα, όταν θα παρατηρούσατε κανονικά το πρόβλημα.
Επιστολές . Στείλτε μια αυτοματοποιημένη ειδοποίηση στον πελάτη, υπενθυμίζοντάς του ότι πρόκειται να καταβληθεί μια πληρωμή ή είναι πλέον καθυστερημένη. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να στείλετε μια επιστολή για να προσελκύσετε την προσοχή του παραλήπτη, όπως με την παράδοση μιας νύχτας.
Λάβετε την πληρωμή των αδιαμφισβήτητων ποσών . Εάν ένας πελάτης παραπονιέται για ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής σε ένα τιμολόγιο, τότε επιμείνετε στον πελάτη να πληρώσει για όλα τα άλλα στοιχεία γραμμής - ενώ συνεχίζετε να ερευνάτε το ένα στοιχείο που βρίσκεται σε αμφισβήτηση.
Προσωπική επίσκεψη . Είναι πολύ πιο δύσκολο για έναν πελάτη να καθυστερήσει μια πληρωμή όταν κάθεστε μπροστά του. Είναι σαφές ότι αυτό είναι οικονομικά αποδοτικό μόνο για πολύ μεγάλα υπόλοιπα.
Ο πωλητής συλλέγει . Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ένα πρακτικό προσωπικό πωλήσεων για να πραγματοποιήσει τις πωλήσεις, αυτά τα άτομα έχουν τις καλύτερες επαφές σε έναν πελάτη και έτσι είναι στην καλύτερη θέση για να εισπράξουν πληρωμές.
Πάρτε πίσω τα εμπορεύματα . Εάν ο πελάτης απλώς δεν μπορεί να πληρώσει και το πουλήσατε εμπορεύματα, προσπαθήστε να ανακτήσετε και να το πουλήσετε ξανά.
Έκδοση επιστολών πληρεξούσιων . Επίσης γνωστό ως "nastygram", αυτό αποτελεί απειλή νομικής δράσης χωρίς να αναλάβει νομική δράση. Είναι ένας σχετικά φθηνός τρόπος συμμετοχής δικηγόρου και συνήθως εκδίδεται στην επιστολόχαρτο του δικηγόρου.
Επιστρέψτε στην εταιρεία συλλογής . Εάν δεν λειτουργεί άλλη μέθοδος, παραδώστε το λογαριασμό σε ένα γραφείο συλλογής, το οποίο μπορεί να είναι πιο επιθετικό με τις δραστηριότητες συλλογής του από ό, τι είστε διατεθειμένοι να είστε.
