Η διαγραφή του αποθέματος συνεπάγεται την αφαίρεση του κόστους των στοιχείων αποθέματος χωρίς αξία από τα λογιστικά αρχεία. Το απόθεμα πρέπει να διαγραφεί όταν καταστεί άνευ αντικειμένου ή η τιμή αγοράς του έχει πέσει σε επίπεδο χαμηλότερο από το κόστος με το οποίο καταγράφεται επί του παρόντος στα λογιστικά αρχεία. Το ποσό που πρέπει να καταγραφεί θα πρέπει να είναι η διαφορά μεταξύ της λογιστικής αξίας (κόστος) του αποθέματος και του ποσού μετρητών που μπορεί να αποκτήσει η επιχείρηση, διαθέτοντας το απόθεμα με τον βέλτιστο τρόπο.
Μια εναλλακτική προσέγγιση όταν δεν έχουν προσδιοριστεί συγκεκριμένα στοιχεία αποθέματος είναι η δημιουργία αποθεματικού για διαγραφές αποθεμάτων. Αυτός είναι ένας αντίθετος λογαριασμός που συνδυάζεται με τον λογαριασμό αποθέματος. Όταν τα αντικείμενα πράγματι διατίθενται, η απώλεια χρεώνεται στον αποθεματικό λογαριασμό. Το αποτέλεσμα αυτής της προσέγγισης είναι μια ταχύτερη αναγνώριση των διαγραφών αποθεμάτων, η οποία είναι μια πιο συντηρητική μέθοδος λογιστικής. Το ποσό που αναφέρεται στον αντίθετο λογαριασμό είναι μια εκτίμηση πιθανών διαγραφών, συνήθως με βάση το ιστορικό ποσοστό διαγραφής που έχει βιώσει η εταιρεία.
Η λογιστική για τη διαγραφή του αποθέματος είναι συνήθως μια μείωση του λογαριασμού αποθέματος, η οποία αντισταθμίζεται από μια επιβάρυνση του λογαριασμού κόστους πώλησης αγαθών. Εάν η διοίκηση θέλει να παρακολουθεί χωριστά το ποσό των διαγραφών αποθέματος με την πάροδο του χρόνου, είναι επίσης αποδεκτό να χρεώνεται το ποσό σε ξεχωριστό λογαριασμό διαγραφής αποθέματος, αντί για το κόστος πωληθέντων αγαθών. Στην τελευταία περίπτωση, ο λογαριασμός εξακολουθεί να περιλαμβάνεται στο τμήμα πωλήσεων αγαθών στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, οπότε δεν υπάρχει διαφορά σε καμία από τις δύο προσεγγίσεις σε συνολικό επίπεδο.
Δεν είναι αποδεκτό να διαγράψετε το απόθεμα σε μελλοντική ημερομηνία, μόλις ενημερωθείτε για ένα τέτοιο είδος, ούτε μπορείτε να διανείμετε τα έξοδα για αρκετές περιόδους. Κάτι τέτοιο θα σήμαινε ότι υπάρχει κάποιο μελλοντικό όφελος που σχετίζεται με το στοιχείο αποθέματος, κάτι που πιθανώς δεν ισχύει. Αντ 'αυτού, ολόκληρο το ποσό της διαγραφής θα πρέπει να αναγνωρίζεται ταυτόχρονα.
Ένα βασικό σημείο είναι ότι η διαγραφή του αποθέματος δεν σημαίνει ότι πρέπει απαραίτητα να απορρίψετε το απόθεμα ταυτόχρονα. Αντ 'αυτού, μπορεί να έχει νόημα να διατηρήσουμε το απόθεμα, με την ελπίδα ότι η αξία του θα αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου. Μπορεί επίσης να είναι απαραίτητο να διατηρήσετε το απόθεμα για μικρό χρονικό διάστημα, ενώ το προσωπικό αγορών βρίσκει την υψηλότερη τιμή στην οποία μπορεί να διατεθεί. Ωστόσο, το απόθεμα που έχει διαγραφεί δεν πρέπει να διατηρείται πολύ καιρό, εάν το αποτέλεσμα είναι μια επιπλέον επένδυση στην αποθήκευση αποθέματος ή σε μια υπερβολικά γεμάτη περιοχή αποθήκης που παρεμβαίνει σε κανονικές δραστηριότητες αποθήκευσης.
