Ένας προμηθευτής 1099 είναι μια ονομασία που αναφέρεται σε καθεμία από τις εγγραφές στο κύριο αρχείο προμηθευτή που αποτελεί μέρος ενός λογισμικού πακέτου λογισμικού. Εάν ορίσετε έναν προμηθευτή ως προμηθευτή 1099, το σύστημα θα εκτυπώσει ένα έντυπο 1099 για τον προμηθευτή ως μέρος της επεξεργασίας δέσμης 1099 που ακολουθεί το τέλος του ημερολογιακού έτους. Στη συνέχεια, η εταιρεία στέλνει το προκύπτον έντυπο 1099 στον προμηθευτή, το οποίο ο προμηθευτής πρέπει να χρησιμοποιήσει για σκοπούς κατάθεσης φόρου. Το λογισμικό δεν πρέπει να εκτυπώνει έντυπο 1099 για οποιονδήποτε προμηθευτή για τον οποίο η εταιρεία έχει εκδώσει σωρευτικές πληρωμές για ολόκληρο το ημερολογιακό έτος κάτω των 600 $.
Μια επιχείρηση που εκδίδει στέλνει ένα αντίγραφο αυτής της αναφοράς στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS). Ο σκοπός του ορισμού του προμηθευτή 1099 είναι να διασφαλίσει ότι οι προμηθευτές αναφέρουν το σωστό ποσό εισοδήματος στο IRS για σκοπούς αναφοράς φόρου εισοδήματος.
Ο ορισμός του προμηθευτή 1099 θα πρέπει να εφαρμόζεται σε οποιονδήποτε προμηθευτή έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά (αυτή είναι μια μερική λίστα):
Τέλη επαγγελματικών υπηρεσιών
Προμήθειες που καταβάλλονται σε μη υπαλλήλους
Τέλη που καταβάλλονται σε ανεξάρτητους εργολάβους
Φορολογικά περιθώρια για μη εργαζόμενους
Αμοιβή συμβούλων
Ψάρια που αγοράστηκαν με μετρητά
Χρυσές πληρωμές με αλεξίπτωτο
Γενικά, αυτός ο ορισμός αφορά μια προμηθευτική οντότητα που δεν είναι εταιρεία.
Η βέλτιστη πρακτική για τον προσδιορισμό ενός προμηθευτή 1099 είναι να συμπληρώσετε και να υποβάλλετε όλους τους προμηθευτές ένα έντυπο W-9, Αίτημα για αριθμό φορολογικού μητρώου και πιστοποίηση, πριν τον πληρώσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπεράνετε από το έντυπο W-9 ποια θα πρέπει να είναι η σωστή ονομασία.
Είναι επίσης καλή πρακτική να ενημερώνετε το Έντυπο W-9 σε ετήσια βάση, έτσι ώστε να συνεχίζετε να έχετε την πιο πρόσφατη διεύθυνση αλληλογραφίας για κάθε προμηθευτή. Κάτι τέτοιο σας προειδοποιεί πάντα για τυχόν οργανωτικές αλλαγές σε έναν προμηθευτή. Αυτό είναι χρήσιμο για την ενημέρωση της σημαίας 1099 στο λογιστικό λογισμικό.
