Η απόσπαση στη λογιστική είναι όταν τα υπόλοιπα σε subledgers και το γενικό περιοδικό μετατοπίζονται στο γενικό καθολικό. Η δημοσίευση μεταφέρει μόνο το συνολικό υπόλοιπο ενός subledger στο γενικό καθολικό και όχι τις μεμονωμένες συναλλαγές στο subgerger. Ένας υπεύθυνος λογιστικής μπορεί να επιλέξει να ασχοληθεί με την ανάρτηση σχετικά σπάνια, όπως μία φορά το μήνα, ή ίσως τόσο συχνά όσο μία φορά την ημέρα.
Οι υπεργολάβοι χρησιμοποιούνται μόνο όταν υπάρχει μεγάλος όγκος συναλλακτικής δραστηριότητας σε μια συγκεκριμένη λογιστική περιοχή, όπως απόθεμα, πληρωτέοι λογαριασμοί ή πωλήσεις. Έτσι, η δημοσίευση ισχύει μόνο για αυτές τις καταστάσεις μεγαλύτερου όγκου. Για καταστάσεις συναλλαγών χαμηλού όγκου, οι καταχωρήσεις γίνονται απευθείας στο γενικό καθολικό, οπότε δεν υπάρχουν υποτιτλιστές και επομένως δεν χρειάζεται να δημοσιεύσετε.
Για παράδειγμα, η ABC International εκδίδει 20 τιμολόγια στους πελάτες της για περίοδο μίας εβδομάδας, για τα οποία τα σύνολα στο subledger πωλήσεων είναι για πωλήσεις 300.000 $. Ο ελεγκτής της ABC δημιουργεί μια καταχώριση καταχώρησης για να μεταφέρει το σύνολο αυτών των πωλήσεων στο γενικό καθολικό με χρέωση 300.000 $ στον λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών και πίστωση 300.000 $ στον λογαριασμό εσόδων.
Η δημοσίευση χρησιμοποιείται επίσης όταν μια μητρική εταιρεία διατηρεί ξεχωριστά σύνολα βιβλίων για καθεμία από τις θυγατρικές της εταιρείες. Σε αυτήν την περίπτωση, τα λογιστικά αρχεία για κάθε θυγατρική είναι ουσιαστικά τα ίδια με τα subledgers, οπότε το σύνολο των λογαριασμών από τις θυγατρικές καταχωρείται σε αυτά της μητρικής εταιρείας. Αυτό μπορεί επίσης να αντιμετωπιστεί σε ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο μέσω μιας διαδικασίας χειροκίνητης ενοποίησης.
Η δημοσίευση έχει εξαλειφθεί σε ορισμένα λογιστικά συστήματα, όπου δεν χρησιμοποιούνται subledgers. Αντ 'αυτού, όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται απευθείας στους λογαριασμούς που αναφέρονται στο γενικό καθολικό.
Όταν χρησιμοποιείται η δημοσίευση, κάποιος που ερευνά πληροφορίες στο γενικό καθολικό πρέπει να "αναλύσει" από τα σύνολα λογαριασμών που έχουν αναρτηθεί στους σχετικούς λογαριασμούς γενικού καθολικού και να πραγματοποιήσει αναζήτηση στα λεπτομερή αρχεία που αναφέρονται στα σχετικά subgerger. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται σημαντικό αριθμό πρόσθετων ερευνητικών εργασιών.
Από την προοπτική του κλεισίματος των βιβλίων, η δημοσίευση είναι ένα από τα βασικά διαδικαστικά βήματα που απαιτούνται πριν από τη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων. Σε αυτήν τη διαδικασία, πρέπει να γίνουν όλες οι καταχωρήσεις προσαρμογής στους διάφορους υποκριτές και το γενικό περιοδικό, μετά την οποία τα περιεχόμενά τους δημοσιεύονται στο γενικό καθολικό. Είναι συνηθισμένο σε αυτό το σημείο να ορίσετε μια σημαία κλειδώματος στο λογιστικό λογισμικό, έτσι ώστε να μην μπορούν να γίνουν επιπρόσθετες αλλαγές στα subledgers και τα περιοδικά για το κλείσιμο της λογιστικής περιόδου. Στη συνέχεια ανοίγει η πρόσβαση στα subledgers και τα περιοδικά για την επόμενη λογιστική περίοδο.
Εάν η δημοσίευση κατά λάθος δεν πραγματοποιηθεί ως μέρος της διαδικασίας κλεισίματος, τα σύνολα στο γενικό καθολικό δεν θα είναι ακριβή, ούτε οι οικονομικές καταστάσεις που καταρτίζονται από το γενικό καθολικό.
