Όταν κατασκευάζεται μια διαδικασία για πρώτη φορά, ζητείται συνήθως η γνώμη του προσωπικού εσωτερικού ελέγχου και συμβουλεύουν την εγκατάσταση ορισμένων σημείων ελέγχου για την προστασία από διάφορους κινδύνους. Το πρόβλημα είναι ότι οι διαχειριστές επιχειρηματικών μονάδων δεν είναι εξειδικευμένοι στους λόγους ελέγχου, και έτσι μπορεί να μπουν στον πειρασμό να εξαλείψουν ορισμένα από αυτά κατά την επιδίωξη πιο εξορθολογισμένων διαδικασιών. Το αποτέλεσμα μπορεί πράγματι να είναι πιο αποτελεσματικά συστήματα, αλλά με το κόστος της ύπαρξης επικίνδυνων συστημάτων.
Για να μην εμφανιστεί αυτό το παιχνίδι, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο προτύπων ελέγχου για τους διαχειριστές της επιχειρηματικής μονάδας. Αυτό το εγχειρίδιο καθορίζει τους στόχους ελέγχου που πρέπει να επιτυγχάνονται από κάθε διαδικασία, καθώς και τα βήματα της ειδικής διαδικασίας που απαιτούνται για να διασφαλιστεί η επίτευξη αυτών των στόχων. Ένα πιο περιεκτικό εγχειρίδιο θα μπορούσε ακόμη και να περιγράψει πώς αλληλοσυνδέονται τα διάφορα βήματα διαδικασίας για την παροχή επικαλυπτόμενων ελέγχων, καθώς και τι μπορεί να συμβεί εάν κάποιο από τα σημεία ελέγχου αφαιρεθούν από το σύστημα. Μπορεί επίσης να υπάρχουν διαγράμματα ροής στο εγχειρίδιο που δίνουν μια πιο οπτική άποψη σχετικά με τον τρόπο ροής των διαδικασιών, καθώς και τις φόρμες που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν σε διάφορα στάδια της διαδικασίας, καθώς και τυχόν αναφορές που εκδίδονται ως μέρος της διαδικασίας.
Ενώ ένα εγχειρίδιο προτύπων ελέγχου μπορεί να είναι ένα από τα λιγότερο ενεργοποιητικά έγγραφα που μπορεί να αναγκαστεί να διαβάσει ένας διαχειριστής επιχειρηματικής μονάδας, η σημασία του πρέπει να τονίζεται συνεχώς, έτσι ώστε οι διευθυντές να καταλαβαίνουν ότι πρέπει να το ακολουθήσουν ή να επικρίνουν τον προσωπικό εσωτερικού ελέγχου. Ας ελπίσουμε ότι το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένα σύνολο στοιχείων ελέγχου που εφαρμόζονται με συνέπεια σε έναν οργανισμό.
