Η λογιστική για τη μισθοδοσία περιλαμβάνει όλες τις πτυχές του υπολογισμού και της καταβολής αποζημίωσης στους υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένης της πληρωμής παρακρατήσεων σε τρίτους. Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι η τεκμηρίωση των δαπανών που σχετίζονται με όλους τους τύπους αποζημίωσης, καθώς και έγκαιρες πληρωμές στους εργαζομένους. Αν και ορισμένα συστήματα που ενσωματώνουν περισσότερο ή λιγότερο αυτοματισμό ενδέχεται να μην περιλαμβάνουν όλα αυτά τα βήματα, η ακόλουθη ροή διαδικασίας θα ισχύει για τα περισσότερα συστήματα μισθοδοσίας:
Δημιουργία νέων υπαλλήλων . Ζητήστε από τους νέους υπαλλήλους να συμπληρώσουν πληροφορίες σχετικά με τη μισθοδοσία ως μέρος της διαδικασίας πρόσληψης, όπως το έντυπο W-4 και τα έντυπα ιατρικής ασφάλισης που μπορεί να απαιτούν μειώσεις μισθοδοσίας. Αφήστε τα αντίγραφα αυτών των πληροφοριών για να τα συμπεριλάβετε στην επόμενη μισθοδοσία.
Συλλέξτε πληροφορίες κάρτας . Οι μισθωτοί υπάλληλοι δεν απαιτούν καμία αλλαγή στους μισθούς που καταβάλλονται για κάθε μισθοδοσία, αλλά πρέπει να συλλέξετε και να συνοψίσετε πληροφορίες σχετικά με τις ώρες εργασίας των μη απαλλασσόμενων εργαζομένων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υπαγωγή των υπαλλήλων να σαρώσουν ένα σήμα μέσω ενός υπολογιστή με ρολόι ώρας.
Επαληθεύστε τις πληροφορίες της κάρτας χρόνου . Συνοψίστε τις πληροφορίες μισθοδοσίας που μόλις συλλέχθηκαν και ζητήστε από τους επόπτες να επαληθεύσουν ότι οι υπάλληλοι έχουν καταγράψει σωστά το χρόνο τους.
Συνοψίστε τους οφειλόμενους μισθούς . Πολλαπλασιάστε τον αριθμό των ωρών εργασίας με το ποσοστό αμοιβής για κάθε υπάλληλο, λαμβάνοντας υπόψη επίσης τυχόν διαφορές υπερωριών ή αλλαγών.
Εισαγάγετε αλλαγές υπαλλήλων . Οι εργαζόμενοι μπορεί να ζητήσουν να γίνουν αλλαγές στους μισθούς τους, συνήθως στους παρακρατηθέντες φόρους ή τα συνταξιοδοτικά ποσά. Ίσως χρειαστεί να καταγράψετε πολλά από αυτά πριν από τον υπολογισμό των φόρων, καθώς επηρεάζει το ποσό των μισθών στους οποίους εφαρμόζονται φόροι.
Υπολογίστε τους φόρους . Χρησιμοποιήστε τους πίνακες φόρων IRS για να προσδιορίσετε το ποσό των φόρων που θα παρακρατηθούν από την ακαθάριστη αμοιβή των εργαζομένων.
Υπολογίστε τις μειώσεις μισθών . Μπορεί να υπάρξει μια σειρά από πρόσθετες παρακρατήσεις για να αφαιρεθεί το καθαρό εισόδημα των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των παρακρατήσεων για ιατρική ασφάλιση, ασφάλιση ζωής, γαρνιτούρες και συνδικάτα. Πρέπει επίσης να παρακολουθείτε τα ποσά του στόχου για αυτές τις παρακρατήσεις, έτσι ώστε να σταματήσετε την αφαίρεση μόλις επιτευχθούν τα σύνολα των στόχων.
Αφαίρεση μη αυτόματων πληρωμών . Εάν οι μη αυτόματες πληρωμές έχουν ήδη πραγματοποιηθεί σε υπαλλήλους, όπως προκαταβολές, αφαιρέστε αυτά τα ποσά από την υπόλοιπη καθαρή αμοιβή.
Δημιουργήστε ένα μητρώο μισθοδοσίας . Συνοψίστε τις πληροφορίες για τους μισθούς και τις εκπτώσεις για κάθε υπάλληλο σε ένα μητρώο μισθοδοσίας, το οποίο μπορείτε στη συνέχεια να συνοψίσετε για να δημιουργήσετε επίσης μια εγγραφή ημερολογίου για την καταγραφή της μισθοδοσίας. Αυτό το έγγραφο δημιουργείται αυτόματα από όλα τα πακέτα λογισμικού μισθοδοσίας.
Εκτύπωση μισθών . Εκτυπώστε τους μισθούς υπαλλήλων χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες στο μητρώο μισθοδοσίας. Συνήθως αναφέρετε την ακαθάριστη αμοιβή, τις παρακρατήσεις και την καθαρή αμοιβή σε μια συμβουλή εμβασμάτων που συνοδεύει τον μισθό.
Πληρωμή με άμεση κατάθεση . Ενημερώστε τον επεξεργαστή άμεσων καταθέσεων σας για το ποσό τυχόν άμεσων πληρωμών κατάθεσης και εκδώστε συμβουλές εμβασμάτων στους υπαλλήλους για αυτές τις πληρωμές.
Έκδοση μισθοδοσίας . Ζητήστε από έναν διαχειριστή πληρωμής μισθούς στους υπαλλήλους, απαιτώντας ταυτότητα υπαλλήλου εάν υπάρχει μεγάλος αριθμός υπαλλήλων.
Παρακρατούμενοι φόροι κατάθεσης . Καταθέστε όλους τους παρακρατούμενους φόρους μισθοδοσίας και τους φόρους που αντιστοιχούν στον εργοδότη σε τράπεζα που είναι εξουσιοδοτημένη να χειρίζεται αυτές τις συναλλαγές.
Καταχωρήσεις ημερολογίου μισθοδοσίας
Η κύρια εγγραφή ημερολογίου για τη μισθοδοσία είναι η καταχώρηση σε επίπεδο σύνοψης που συντάσσεται από το μητρώο μισθοδοσίας και η οποία καταγράφεται είτε στο ημερολόγιο μισθοδοσίας είτε στο γενικό καθολικό. Αυτή η καταχώριση περιλαμβάνει συνήθως χρεώσεις για το άμεσο κόστος εργασίας, τους μισθούς και το τμήμα της εταιρείας για τους φόρους μισθοδοσίας. Θα υπάρχουν επίσης πιστώσεις σε έναν αριθμό λογαριασμών, καθένας από τους οποίους αναφέρει λεπτομερώς την ευθύνη για τους φόρους μισθοδοσίας που δεν έχουν πληρωθεί, καθώς και για το ποσό των μετρητών που έχουν ήδη καταβληθεί στους υπαλλήλους για την καθαρή αμοιβή τους. Η βασική καταχώριση (με την προϋπόθεση ότι δεν θα υπάρξει περαιτέρω ανάλυση χρεώσεων ανά μεμονωμένο τμήμα) είναι:
