Ένας λογαριασμός βιβλίου περιέχει ένα αρχείο επιχειρηματικών συναλλαγών. Είναι μια ξεχωριστή εγγραφή στο γενικό καθολικό που εκχωρείται σε ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο, παθητικό, στοιχείο ιδίων κεφαλαίων, τύπο εσόδων ή τύπο δαπανών. Παραδείγματα λογαριασμών βιβλίου είναι:
Μετρητά
Εισπρακτέοι λογαριασμοί
Καταγραφή εμπορευμάτων
Πάγιο ενεργητικό
Πληρωτέοι λογαριασμοί
Δεδουλευμένα έξοδα
Χρέος
Ίδια κεφάλαια
Εσοδα
Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν
Μισθοί και μισθοί
Εξοδα γραφείου
Υποτίμηση
Φόρος εισοδήματος
Οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε λογαριασμό λογαριασμού με υπόλοιπα έναρξης και λήξης, τα οποία προσαρμόζονται κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου με χρεώσεις και πιστώσεις. Οι μεμονωμένες συναλλαγές εντοπίζονται σε έναν λογαριασμό καθολικού με έναν αριθμό συναλλαγής ή άλλη σημειογραφία, έτσι ώστε να μπορεί κανείς να ερευνήσει τον λόγο για τον οποίο μια συναλλαγή καταχωρήθηκε σε έναν λογαριασμό καθολικού. Οι συναλλαγές μπορεί να προκληθούν από κανονική επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως χρέωση πελατών ή καταγραφή τιμολογίων προμηθευτή ή μπορεί να περιλαμβάνουν προσαρμογή καταχωρήσεων, οι οποίες απαιτούν τη χρήση καταχωρήσεων ημερολογίου.
Οι πληροφορίες σε έναν λογαριασμό καθολικού συνοψίζονται στα σύνολα σε επίπεδο λογαριασμού που εμφανίζονται στην έκθεση ισοζυγίου δοκιμής, η οποία με τη σειρά της χρησιμοποιείται για τη σύνταξη οικονομικών καταστάσεων.
Ο λογαριασμός του καθολικού μπορεί να έχει τη μορφή ηλεκτρονικής εγγραφής, εάν χρησιμοποιείται ένα πακέτο λογιστικού λογισμικού, ή μια σελίδα σε ένα γραπτό καθολικό, εάν τα λογιστικά αρχεία διατηρούνται στο χέρι.
Παρόμοιοι όροι
Ένας λογαριασμός καθολικού είναι επίσης γνωστός ως λογαριασμός.
