Μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολο να εξαγάγετε μια επιταγή πληρωμής από έναν πελάτη, ειδικά εάν ο πωλητής επιθυμεί μια άμεση παράδοση που θα κοστίσει στον πελάτη μια χρέωση παράδοσης κατά τη διάρκεια της νύχτας. Μια εναλλακτική λύση είναι να στείλετε στον πελάτη φαξ ή να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σαρωμένη εικόνα ολοκληρωμένης και υπογεγραμμένης επιταγής στον πωλητή και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Λάβετε λογισμικό εκτύπωσης επιταγών, το οποίο είναι διαθέσιμο από πολλές εταιρείες (αναζήτηση για «λογισμικό ελέγχου μέσω φαξ» σε μια μηχανή αναζήτησης Διαδικτύου).
- Εισαγάγετε τις πληροφορίες από τον έλεγχο στο λογισμικό.
- Εκτυπώστε την επιταγή χρησιμοποιώντας χαρτί ασφαλείας, το οποίο μπορείτε να λάβετε από ένα τοπικό κατάστημα ειδών γραφείου. Χρησιμοποιήστε τυποποιημένο μελάνι εκτυπωτή, όχι το ειδικό μελάνι μαγνητικής αναγνώρισης χαρακτήρων (MICR) που χρησιμοποιείται από τις τράπεζες. Το λογισμικό εκτύπωσης επιταγών θα περιλαμβάνει το ακόλουθο κείμενο στη θέση της γραμμής υπογραφής:
Η ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΔΕΝ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ
Δικαιούχος πληρωμής για να σας κρατήσει ακίνδυνο για την πληρωμή αυτού του εγγράφου
Η απουσία έγκρισης είναι εγγυημένη από την τράπεζα του δικαιούχου.
- Καταθέστε την επιταγή στην τράπεζα της εταιρείας. Αυτό μπορεί να απαιτεί μη αυτόματη επεξεργασία από έναν ταμείο τραπεζών, καθώς οι σαρωτές επιταγών της τράπεζας δεν θα εντοπίσουν κωδικοποίηση MICR στην επιταγή.
- Διατηρήστε ένα αντίγραφο της επιταγής με φαξ ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ως απόδειξη ότι ο πελάτης ενέκρινε την πληρωμή.
Μια εναλλακτική λύση είναι να λάβετε τις απαιτούμενες πληροφορίες για μια επιταγή μέσω τηλεφώνου, αλλά με αυτόν τον τρόπο δεν αποδεικνύεται ότι ο πελάτης συμφώνησε να πραγματοποιήσει την πληρωμή. Επίσης, είναι πιο εύκολο να κάνετε λάθος όταν γράφετε πληροφορίες που λαμβάνονται μέσω τηλεφώνου. Κατά συνέπεια, αυτή η προσέγγιση δεν συνιστάται.
Ακόμη μια άλλη επιλογή είναι να στείλετε στον πελάτη μια φόρμα για συμπλήρωση που περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που βρίσκονται συνήθως σε μια επιταγή, καθώς και μια εξουσιοδοτημένη γραμμή υπογραφής. Αυτό πρέπει να συνοδεύεται από άκυρη επιταγή, έτσι ώστε ο πωλητής να μπορεί να αναφέρει έναν αριθμό επιταγής.
Το τελικό αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι η πλήρης εξάλειψη της αλληλογραφίας από τη διαδικασία συλλογής. Αυτή η προσέγγιση είναι χρονοβόρα, αλλά δεν κοστίζει καθόλου στον πελάτη, ο οποίος μπορεί να το βρει μια ελκυστική εναλλακτική λύση σε σύγκριση με την πληρωμή μιας παράδοσης μίας ημέρας.
Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προσέγγιση για τη συλλογή χρημάτων, φροντίστε να τεκμηριώσετε πλήρως τα μέτρα που έχουν ληφθεί, καθώς και την εξουσιοδότηση που έχει δοθεί από τον πελάτη, προκειμένου να έχετε διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία εάν ο πελάτης αμφισβητήσει ποτέ την πληρωμή.
