Ως απαλό κλείσιμο ορίζεται το κλείσιμο των βιβλίων χρησιμοποιώντας μια συντομευμένη διαδικασία κλεισίματος. Χρησιμοποιώντας ένα soft close, το λογιστικό τμήμα μπορεί να εκδίδει οικονομικές καταστάσεις πολύ γρήγορα και στη συνέχεια να επιστρέψει στις κανονικές του καθημερινές δραστηριότητες. Αυτή η βελτιωμένη ταχύτητα κλεισίματος έχει κόστος, καθώς η ακρίβεια των οικονομικών καταστάσεων μειώνεται από τα διάφορα δεδουλευμένα έσοδα και έξοδα που συνήθως περιλαμβάνονται σε ένα πιο ολοκληρωμένο κλείσιμο. Αυτό σημαίνει ότι τα αποτελέσματα που αναφέρονται μέσω μαλακού κλεισίματος μπορεί να είναι ουσιωδώς ανακριβή. Εναλλακτικά, ενδέχεται να έχουν περισσότερα μεταβλητά αποτελέσματα από μήνα σε μήνα επειδή τα δεδουλευμένα δεν χρησιμοποιούνται για την εξομάλυνση των αναφερόμενων αποτελεσμάτων σε πολλές περιόδους αναφοράς.
Το μειωμένο επίπεδο ακρίβειας καθιστά το απαλό κλείσιμο μη πρακτικό για ελεγμένες ή ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις που διαβάζονται από τρίτους. Ωστόσο, μπορεί να είναι απολύτως αποδεκτό να χρησιμοποιείτε το soft close για εσωτερικές αναφορές διαχείρισης, όπου η απόλυτη ακρίβεια δεν είναι απολύτως απαραίτητη. Έτσι, ένας λογικός συμβιβασμός είναι η χρήση μιας πιο εμπεριστατωμένης διαδικασίας κλεισίματος κάθε φορά που απαιτείται ένα πλήρες σύνολο οικονομικών καταστάσεων για τη χρήση τρίτων (όπως στο τέλος του έτους) και το μαλακό κλείσιμο για όλους τους άλλους μήνες.
Οι οικονομικές καταστάσεις μιας δημόσιας εταιρείας εξετάζονται πιο αυστηρά, με κριτικές στο τέλος των τριών τριμήνων και πλήρη έλεγχο στο τέλος του έτους. Αυτό σημαίνει ότι ένα μαλακό κλείσιμο μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί για τους άλλους οκτώ μήνες του έτους. Έτσι, ακόμη και μια δημόσια εταιρεία μπορεί να επωφεληθεί από ένα μαλακό κλείσιμο των δύο τρίτων του χρόνου.
Τα βήματα που συνήθως παραλείπονται κατά τη διάρκεια ενός μαλακού κλεισίματος περιλαμβάνουν:
Συγκεντρωτικά έσοδα
Δαπάνες
Ενδοεταιρικές εξαλείψεις
Υπερκατανομή
Η φυσική απογραφή μετράει
Συμφιλίωση λογαριασμού
Κράτηση ενημερώσεων λογαριασμού
Τα βασικά εναπομείναντα βήματα που χρειάζονται ακόμη για ένα μαλακό κλείσιμο είναι:
Χρεώσεις πελατών
Δεδουλευμένες προμήθειες
Διερεύνηση παρατυπιών αποθέματος (εάν το υπόλοιπο αποθέματος είναι μεγάλο)
Σφάλμα κατά τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων
Εάν τα αποτελέσματα μιας επιχείρησης είναι ιδιαίτερα ευαίσθητα σε οποιοδήποτε στοιχείο που έχει αφαιρεθεί από τη μαλακή λίστα ελέγχου κλεισίματος, τότε προσθέστε το με κάθε τρόπο. Για παράδειγμα, εάν το μισθό είναι μεγάλο, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να τον υπολογίσετε και να το συγκεντρώσετε κάθε μήνα , ανεξάρτητα από τον τύπο κλεισίματος που χρησιμοποιεί ο οργανισμός. Κάτι τέτοιο απαιτεί περισσότερο χρόνο, αλλά οδηγεί σε πιο ακριβείς οικονομικές καταστάσεις.
