Η λογιστική χωρίς χαρτί περιλαμβάνει την επεξεργασία συναλλαγών που είναι εντελώς ηλεκτρονική, χωρίς χαρτί που εμπλέκεται σε οποιαδήποτε επιχειρηματική διαδικασία. Ο σκοπός είναι ο εξορθολογισμός των διαδικασιών, η μείωση των ποσοστών σφαλμάτων συναλλαγής και η εξάλειψη της αποθήκευσης εγγράφων. Ωστόσο, αυτό είναι περισσότερο μια έννοια παρά μια πραγματικότητα στους περισσότερους οργανισμούς. Αντ 'αυτού, οι εταιρείες τείνουν να κινούνται προς τη γενική κατεύθυνση της λειτουργίας χωρίς χαρτί με την πάροδο του χρόνου εφαρμόζοντας μια σειρά βελτιώσεων χωρίς χαρτί στα υπάρχοντα συστήματα. Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με την ανάθεση ορισμένων διαδικασιών σε τρίτους που έχουν επινοήσει λύσεις χωρίς χαρτί. Για παράδειγμα:
Αναφορά δαπανών . Μία από τις πιο δημοφιλείς επιλογές χωρίς χαρτί είναι να υπαχθούν οι υπάλληλοι σε έναν ιστότοπο που ειδικεύεται στην επιστροφή εξόδων. Εισάγουν τις πληροφορίες της έκθεσης δαπανών τους, όπως απαιτείται, προωθούν τις ηλεκτρονικές εκδόσεις των αποδείξεων τους, εάν ζητηθούν από το σύστημα, και πληρώνονται από την ACH. Κανένα έγγραφο δεν φτάνει ποτέ στην εταιρεία.
Κλειδαριά . Οι πελάτες μπορούν να στείλουν πληρωμές με επιταγή σε θυρίδα ασφαλείας που λειτουργεί από τράπεζα εταιρείας Η τράπεζα σαρώνει τις επιταγές και δημοσιεύει αυτές τις πληροφορίες σε έναν ασφαλή ιστότοπο, στον οποίο ο ταμίας της εταιρείας έχει πρόσβαση καθημερινά για να εξαγάγει πληροφορίες πληρωμής.
Μισθοδοσία . Οι εργαζόμενοι μπορούν να εισαγάγουν το χρόνο εργασίας τους μέσω μιας διαδικτυακής πύλης, μετά την οποία ο προμηθευτής επεξεργάζεται τη μισθοδοσία και εκδίδει μια πληρωμή ACH στους υπαλλήλους.
Υποχρεώσεις . Το προσωπικό των πληρωτέων μπορεί να εισάγει πληρωτέους λογαριασμούς σε έναν ιστότοπο που ελέγχεται από τράπεζα, να προσδιορίζει ποια είδη πρέπει να πληρώνονται και να έχει την τραπεζική έκδοση ACH πληρωμές.
Είναι επίσης δυνατό να υπάρχει λογιστική χωρίς χαρτιά με εσωτερικές διαδικασίες, αν και αυτό είναι συνήθως δυνατό μόνο όταν υπάρχει ένα σύστημα για όλη την επιχείρηση. Εάν ναι, οι συναλλαγές μπορούν να ξεκινήσουν σε άλλα τμήματα και το σύστημα ειδοποιεί αυτόματα το λογιστικό προσωπικό ότι πρέπει να ληφθούν μέτρα. Για παράδειγμα, το τμήμα αποστολής αποστέλλει αγαθά και το λογισμικό ειδοποιεί τον υπάλληλο χρέωσης να εκδώσει τιμολόγιο. δεν αποστέλλεται ειδοποίηση αποστολής σε χαρτί στον υπάλληλο χρέωσης.
Είναι επίσης δυνατό να εμπλακείτε σε λογιστική χωρίς χαρτί σε κάποιο βαθμό με σάρωση εγγράφων σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, η οποία στη συνέχεια συνδέεται με συγκεκριμένες συναλλαγές στο λογιστικό σύστημα. Ωστόσο, μπορεί να υπάρχει σημαντική ποσότητα εργασίας που απαιτείται για τη σάρωση και τα πρωτότυπα έγγραφα ενδέχεται να διατηρηθούν. Κατά συνέπεια, η ψηφιοποίηση των υπαρχόντων εγγράφων δεν πραγματεύεται τη βασική έννοια της λογιστικής χωρίς χαρτί, δηλαδή να μην υπάρχουν έγγραφα.
