Ο Σχεδιασμός Λογιστικών Συστημάτων
Το λογιστικό σύστημα είναι ουσιαστικά μια βάση δεδομένων με πληροφορίες για τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Η κύρια χρήση μιας βάσης δεδομένων είναι ως πηγή πληροφοριών, επομένως το λογιστικό σύστημα πρέπει να σχεδιαστεί με τρόπο που να είναι οικονομικά αποδοτικός στην παροχή των απαιτούμενων πληροφοριών. Οι βασικοί παράγοντες στο σχεδιασμό του λογιστικού συστήματος είναι οι εξής:
Μονή ή διπλή είσοδος . Μια πολύ μικρή επιχείρηση λειτουργεί απλά καταγράφοντας τις εισπράξεις μετρητών και τις πληρωμές στο βιβλίο επιταγών της. Αυτό είναι γνωστό ως σύστημα ενιαίας εισόδου και είναι κατάλληλο μόνο όταν ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης δεν ενδιαφέρεται να μάθει για το ποσό των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων που κατέχει μια επιχείρηση. Το σύστημα ενιαίας εισόδου είναι εξαιρετικά απλοϊκό, αλλά μπορεί να είναι κατάλληλο. Το σύστημα διπλής εισόδου έχει σχεδιαστεί για να καταγράφει όχι μόνο τις πωλήσεις και τα έξοδα, αλλά και τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια των μετόχων, και έτσι παρέχει πολύ περισσότερες πληροφορίες. Το σύστημα διπλής εισόδου απαιτεί περισσότερη ικανότητα στην καταγραφή συναλλαγών και χρησιμοποιείται από όλους τους μεγαλύτερους οργανισμούς.
Μετρητά ή δεδουλευμένη βάση . Η ταμειακή βάση της λογιστικής καταγράφει μόνο συναλλαγές καθώς τα μετρητά εισπράττονται ή δαπανώνται, ενώ η δεδουλευμένη βάση καταγράφει συναλλαγές όταν πρέπει να αναγνωρίζονται, ανεξάρτητα από αλλαγές σε μετρητά. Η δεδουλευμένη βάση πρέπει να συμμορφώνεται με οποιοδήποτε από τα λογιστικά πλαίσια, όπως οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τα διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς. Εάν αναμένετε να χρειαστείτε ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις στο μέλλον, χρησιμοποιήστε τη λογιστική βάση της δεδουλευμένης.
Δομή κωδικού λογαριασμού . Η δομή του κωδικού λογαριασμού είναι ο αριθμητικός ή αλφαριθμητικός προσδιορισμός που δίνεται σε κάθε λογαριασμό στον οποίο αποθηκεύονται οι πληροφορίες. Ένας μακροχρόνιος κωδικός λογαριασμού, όπως ένας με επτά ή περισσότερα ψηφία, επιτρέπει μεγάλο αριθμό συγκεκριμένων αρχείων. Ωστόσο, απαιτεί επίσης περισσότερη δουλειά για να διατηρηθεί και υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος οι πληροφορίες να κωδικοποιηθούν λανθασμένα σε λάθος λογαριασμούς. Επομένως, είναι γενικά καλύτερο να διατηρείται στο ελάχιστο η πολυπλοκότητα (δηλ. Το μήκος) της δομής του κωδικού λογαριασμού. Οι μικρότεροι οργανισμοί μπορεί να διαπιστώσουν ότι η τριψήφια δομή κωδικού λογαριασμού επαρκεί για την καταγραφή πληροφοριών, ενώ οι μεγαλύτερες οντότητες πολλαπλών διαιρέσεων ενδέχεται να απαιτούν πολύ πιο περίπλοκες δομές κώδικα.
Χρησιμοποιημένοι λογαριασμοί . Πρέπει να αποφασίσετε ποιοι λογαριασμοί θα δημιουργήσετε. Τουλάχιστον (για σύστημα συσσωρευμένης διπλής εισόδου) θα χρειαστείτε λογαριασμούς για μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, αποθέματα, πάγια περιουσιακά στοιχεία, πληρωτέους λογαριασμούς, δεδουλευμένες υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα, κόστος πωληθέντων αγαθών και διοικητικά έξοδα. Ωστόσο, ακόμη και μια μικρότερη επιχείρηση χρειάζεται αρκετές φορές αυτόν τον αριθμό λογαριασμών για να παρακολουθεί επαρκώς τις δραστηριότητές της. Συγκεκριμένα, είναι πιθανό να είναι απαραίτητο να διατηρηθούν διάφοροι λογαριασμοί εξόδων, προκειμένου να εξεταστεί πιο προσεκτικά τα έξοδα.
Τμηματική εκπροσώπηση . Μια μεγαλύτερη επιχείρηση μπορεί να υιοθετήσει ένα τυπικό σύνολο λογαριασμών και να τους αναπαράγει για καθεμία από τις θυγατρικές της. Αυτό μπορεί επίσης να είναι απαραίτητο για μεμονωμένες σειρές προϊόντων ή εγκαταστάσεις. Αυτό το επίπεδο λεπτομερούς λεπτομέρειας είναι ιδιαίτερα κοινό όταν μια επιχείρηση λειτουργεί ένα σύστημα κοστολόγησης βάσει δραστηριοτήτων.
Αναφορές . Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται στο λογιστικό σύστημα πρέπει να συγκεντρωθούν σε ένα σύστημα αναφορών που χρησιμοποιούνται είτε για την παρουσίαση των οικονομικών αποτελεσμάτων και της θέσης μιας επιχείρησης, είτε για την παροχή πιο συγκεκριμένων αναφορών οικονομικών αποτελεσμάτων. Πολλές από αυτές τις αναφορές είναι προσυσκευασμένες με λογιστικά πακέτα λογισμικού, αν και μια επιχείρηση μπορεί να έχει ειδικές ανάγκες που απαιτούν προσαρμοσμένες σχεδιασμένες αναφορές.
Διαδικασίες . Ένα λογιστικό σύστημα δεν λειτουργεί έως ότου υπάρξει ένα σύνολο διαδικασιών που να δείχνουν στους χρήστες πώς πρέπει να λειτουργεί το σύστημα. Οι πιο κοινές από αυτές τις διαδικασίες συνήθως τεκμηριώνονται με κάποια λεπτομέρεια και μεταδίδονται στους υπαλλήλους μέσω επίσημων εκπαιδευτικών συνεδριών.
Έλεγχοι . Απαιτούνται ορισμένοι λογιστικοί έλεγχοι για να διασφαλιστεί ότι ένα λογιστικό σύστημα λειτουργεί με τον προβλεπόμενο τρόπο. Αυτοί οι έλεγχοι θα είναι συγκεκριμένοι για την εταιρεία και ενδέχεται να απαιτούν τη συμμετοχή των ελεγκτών της εταιρείας ή ενός εξωτερικού συμβούλου για να διασφαλιστεί ότι το σύνολο των ελέγχων που εγκαθίστανται είναι κατάλληλο για τη λειτουργία της επιχείρησης.
Πολλά από τα ζητήματα που μόλις επισημάνθηκαν είναι τόσο θεμελιώδη που πρέπει να τα λάβετε από την αρχή ή να κινδυνεύετε να αναδημιουργήσετε ολόκληρο το λογιστικό σύστημα αργότερα για να αντιμετωπίσετε οποιεσδήποτε αλλαγές χρειάζονται. Ειδικότερα, είναι καλύτερο να υιοθετήσετε αμέσως ένα σύστημα λογιστικής διπλής καταχώρησης και τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση.
