Η καταχώρηση ημερολογίου είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για την καταχώριση μιας λογιστικής συναλλαγής στα λογιστικά αρχεία μιας επιχείρησης. Κάθε εγγραφή ημερολογίου πρέπει να δημιουργεί τουλάχιστον δύο ίσες και αντισταθμιστικές καταχωρίσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή κάθε συναλλαγή περιλαμβάνει αλλαγή σε τουλάχιστον δύο θέσεις στα λογιστικά αρχεία και το σύνολο όλων των χρεώσεων και πιστώσεων πρέπει να ισορροπεί. Για παράδειγμα:
Όταν καταγράφετε ένα τιμολόγιο προμηθευτή, αυξάνει τόσο τον λογαριασμό εξόδων όσο και τον λογαριασμό πληρωτέου (υποχρέωση)
Όταν καταγράφετε ένα τιμολόγιο πελάτη, αυξάνει τόσο τα έσοδα όσο και τους λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών
Όταν αγοράζετε ένα πάγιο περιουσιακό στοιχείο, αυξάνει το λογαριασμό πάγιων στοιχείων και μειώνει το λογαριασμό μετρητών
Όταν πληρώνετε υπαλλήλους, αυξάνει το μισθό και μειώνει το λογαριασμό μετρητών
Η μορφή μιας καταχώρησης ημερολογίου είναι για την πρώτη στήλη που περιέχει το όνομα / τον αριθμό λογαριασμού στον οποίο γίνεται η καταχώριση, τη δεύτερη στήλη που περιέχει το ποσό χρέωσης που εισάγεται και την τρίτη στήλη που περιέχει το πιστωτικό ποσό που εισάγεται. Το όνομα / αριθμός λογαριασμού του λογαριασμού που πιστώνεται είναι εσοχή. Είναι επίσης χρήσιμο να συμπεριλάβετε έναν μοναδικό αριθμό αναγνώρισης καταχώρησης ημερολογίου και την ημερομηνία της καταχώρησης, καθώς και μια σύντομη περιγραφή της αφήγησης. Εάν υπάρχει μεγάλος αριθμός καταχωρήσεων ημερολογίου, ίσως θελήσετε επίσης να συμπεριλάβετε ένα μπλοκ υπογραφής έγκρισης, καθώς και ένα μπλοκ υπογραφής και ημερομηνίας για το άτομο που εισάγει την καταχώρηση ημερολογίου στο λογιστικό λογισμικό. Η μορφή μιας βασικής καταχώρησης ημερολογίου είναι:
