Ένα γενικό καθολικό είναι το κύριο σύνολο λογαριασμών που συνοψίζουν όλες τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται εντός μιας οντότητας. Μπορεί να υπάρχει ένα βοηθητικό σύνολο καθολικών που συνοψίζουν στο γενικό καθολικό. Το γενικό καθολικό, με τη σειρά του, χρησιμοποιείται για τη συγκέντρωση πληροφοριών στις οικονομικές καταστάσεις μιας επιχείρησης. Αυτό μπορεί να γίνει αυτόματα με λογιστικό λογισμικό ή με τη μη αυτόματη σύνταξη οικονομικών καταστάσεων από τις πληροφορίες σε μια δοκιμαστική έκθεση υπολοίπου (που είναι μια σύνοψη των τελικών υπολοίπων στο γενικό καθολικό).
Το γενικό καθολικό περιέχει μια καταχώριση χρέωσης και πίστωσης για κάθε συναλλαγή που καταγράφεται σε αυτό, έτσι ώστε το σύνολο όλων των χρεωστικών υπολοίπων στο γενικό καθολικό να είναι πάντα ίδιο με το σύνολο όλων των πιστωτικών υπολοίπων. Εάν δεν ταιριάζουν, το γενικό καθολικό λέγεται ότι είναι εκτός ισορροπίας και πρέπει να διορθωθεί πριν από τη σύνταξη αξιόπιστων οικονομικών καταστάσεων.
Το γενικό καθολικό αποτελείται από όλους τους μεμονωμένους λογαριασμούς που απαιτούνται για την καταγραφή των στοιχείων ενεργητικού, παθητικού, ιδίων κεφαλαίων, εσόδων, εξόδων, κερδών και ζημιών μιας επιχείρησης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι λεπτομερείς συναλλαγές καταγράφονται απευθείας σε αυτούς τους λογαριασμούς γενικών καθολικών. Σε ορισμένες περιπτώσεις όπου ο όγκος των συναλλαγών θα ξεπερνούσε την τήρηση αρχείων στο γενικό καθολικό, οι συναλλαγές αποσυνδέονται σε ένα θυγατρικό καθολικό, από το οποίο μόνο τα σύνολα λογαριασμών καταγράφονται σε έναν λογαριασμό ελέγχου στο γενικό καθολικό. Στην τελευταία περίπτωση, ένα άτομο που ερευνά ένα ζήτημα στις οικονομικές καταστάσεις πρέπει να ανατρέξει στο καθολικό καθολικό για να βρει πληροφορίες σχετικά με την αρχική συναλλαγή. Το γενικό καθολικό τυπώνεται και αποθηκεύεται συνήθως στο βιβλίο του οργανισμού για το τέλος του έτους, το οποίο χρησιμεύει ως το ετήσιο αρχείο των επιχειρηματικών του συναλλαγών.
Στους λογαριασμούς γενικού βιβλίου εκχωρούνται μοναδικοί αναγνωριστικοί αριθμοί λογαριασμών. Αυτοί οι αριθμοί μπορεί να κυμαίνονται από έναν απλό τριψήφιο κωδικό έως μια πιο περίπλοκη έκδοση που προσδιορίζει μεμονωμένα τμήματα και θυγατρικές. Οι αριθμοί λογαριασμών στο γενικό καθολικό συνήθως διαμορφώνονται έτσι ώστε όλοι οι λογαριασμοί που συνοψίζουν στον ισολογισμό να αναφέρονται πριν από όλους τους λογαριασμούς που συνοψίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Παρόμοιοι όροι
Το γενικό καθολικό είναι επίσης γνωστό ως το βιβλίο της τελικής εισόδου.
