Η δημοσίευση στο γενικό καθολικό περιλαμβάνει την καταγραφή λεπτομερών λογιστικών συναλλαγών στο γενικό καθολικό. Περιλαμβάνει τη συγκέντρωση χρηματοοικονομικών συναλλαγών από όπου αποθηκεύονται σε εξειδικευμένα καθολικά και τη μεταφορά των πληροφοριών στο γενικό καθολικό. Αρχικά, οι συναλλαγές που ολοκληρώνονται σε όγκο καταγράφονται συνήθως σε ένα ειδικό βιβλίο, όπως το βιβλίο πωλήσεων. Κάτι τέτοιο εμποδίζει το γενικό καθολικό να μην πλημμυρίζει στη λεπτομέρεια για χιλιάδες συναλλαγές. Στη συνέχεια, οι πληροφορίες στο γενικό καθολικό συγκεντρώνονται σε ένα σύνολο οικονομικών καταστάσεων για κάθε περίοδο αναφοράς.
Οι πληροφορίες σε ένα από τα ειδικά βιβλία συγκεντρώνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα, οπότε γίνεται μια καταχώρηση σε επίπεδο σύνοψης και δημοσιεύεται στο γενικό καθολικό. Σε ένα περιβάλλον μη αυτόματης τήρησης βιβλίων, η συγκέντρωση μπορεί να συμβεί σε σταθερά διαστήματα, όπως μία φορά την ημέρα ή μία φορά το μήνα. Για παράδειγμα, εάν το βιβλίο προέλευσης ήταν το καθολικό πωλήσεων, η συγκεντρωτική καταχώριση καταχώρησης μπορεί να περιλαμβάνει μια χρέωση στον λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών και πιστώσεις στον λογαριασμό πωλήσεων και σε διάφορους λογαριασμούς υποχρεώσεων φόρου πωλήσεων. Κατά την ανάρτηση αυτής της καταχώρησης στο γενικό καθολικό, θα μπορούσε να γίνει σημειογραφία στο πεδίο περιγραφής, αναφέροντας το εύρος ημερομηνιών στο οποίο ισχύει η καταχώριση. Αυτό είναι χρήσιμο για την παροχή πρόσθετης σαφήνειας σε έναν χρήστη του γενικού καθολικού που μπορεί να ερευνά ορισμένες συναλλαγές.
Σε ένα μηχανογραφημένο περιβάλλον τήρησης βιβλίων, η απόσπαση στο γενικό βιβλίο ενδέχεται να είναι απαρατήρητη. Το λογισμικό το κάνει απλά σε τακτά χρονικά διαστήματα, ή ρωτά αν θέλετε να δημοσιεύσετε και, στη συνέχεια, χειρίζεται αυτόματα την υποκείμενη δημοσίευση γενικού καθολικού. Είναι πιθανό να μην εμφανίζεται καμία συναλλαγή απόσπασης στις αναφορές που δημιουργούνται από το σύστημα.
Δεν γίνεται δημοσίευση στο γενικό καθολικό για συναλλαγές χαμηλότερου όγκου, οι οποίες έχουν ήδη καταγραφεί στο γενικό καθολικό. Για παράδειγμα, οι αγορές παγίων περιουσιακών στοιχείων μπορεί να είναι τόσο σπάνιες, ώστε να μην υπάρχει ανάγκη για ένα ειδικό καθολικό να στεγάζει αυτές τις συναλλαγές, οπότε αντί αυτού καταγράφονται απευθείας στο γενικό καθολικό.
Εάν κάποιος θέλει να ερευνήσει μια λεπτομερή συναλλαγή, συνήθως ξεκινά με μία από τις οικονομικές καταστάσεις, ανατρέξτε στον σχετικό λογαριασμό στο γενικό καθολικό και, στη συνέχεια, παραπέμπει στο ειδικό βιβλίο που περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την εν λόγω συναλλαγή.
