Μια γενική εντολή αγοράς είναι μια συμβατική συμφωνία μεταξύ ενός αγοραστή και ενός προμηθευτή, ώστε ο προμηθευτής να παραδίδει αγαθά ή υπηρεσίες στον αγοραστή, σε μια προκαθορισμένη τιμή, για μια χρονική περίοδο. Οι γενικές παραγγελίες αγοράς χρησιμοποιούνται από τους αγοραστές για να ενοποιήσουν έναν αριθμό μικρότερων παραγγελιών αγοράς σε μία μεγάλη αγορά, η οποία έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
Έγγραφα . Υπάρχει πολύ λιγότερη δουλειά για την προετοιμασία μιας ενιαίας παραγγελίας αγοράς και επακόλουθων εκδόσεων έναντι αυτής της παραγγελίας από την προετοιμασία ενός αριθμού ξεχωριστών εντολών αγοράς.
Τιμή . Μια γενική εντολή αγοράς για μεγάλο αριθμό μονάδων μπορεί να προκαλέσει έκπτωση όγκου από τον προμηθευτή.
Συγκέντρωση προμηθευτών . Ο αγοραστής μπορεί να συγκεντρώσει τις αγορές του με έναν σχετικά μικρό αριθμό προμηθευτών, γεγονός που μειώνει το χρόνο που διαφορετικά θα απαιτούσε για τη διαπραγμάτευση τιμών και άλλων όρων με μεγαλύτερο αριθμό προμηθευτών.
Μια γενική παραγγελία αγοράς λειτουργεί καλύτερα όταν αντιμετωπίζετε επαναλαμβανόμενες αγορές από τον ίδιο προμηθευτή για μεγάλο χρονικό διάστημα. Δεν είναι χρήσιμο όταν η τιμή, η ποσότητα που απαιτείται ή η ποιότητα του προϊόντος είναι μεταβλητές.
Όταν χρησιμοποιείτε μια γενική εντολή αγοράς, ο αγοραστικός φορέας θα πρέπει να παρακολουθεί την ποσότητα που έχει παραγγείλει κατά τη διάρκεια της σύμβασης, για να διασφαλίσει ότι το ποσό της υπόσχεσης αγοράς έχει πράγματι παραγγελθεί και να γνωρίζει πότε έχει παραγγελθεί το συνολικό ποσό δέσμευσης, έτσι ώστε μια νέα συμφωνία μπορεί να διαπραγματευτεί.
