Το περιοδικό μικρών μετρητών περιέχει μια σύνοψη των πληρωμών από ένα ταμείο μικρών μετρητών. Τα σύνολα στο περιοδικό στη συνέχεια χρησιμοποιούνται ως βάση για μια εγγραφή ημερολογίου στο γενικό καθολικό μιας εταιρείας. Αυτή η καταχώρηση στο περιοδικό απαριθμεί μικρές δαπάνες μετρητών ανά τύπο εξόδων. Ένα τυπικό περιοδικό μετρητών μικρής αξίας είναι μια εκτυπωμένη μορφή, ίσως ένα που αγοράστηκε από ένα κατάστημα ειδών γραφείου. Από αριστερά προς τα δεξιά, συνήθως περιέχει μια σειρά για να εισαγάγετε έναν αριθμό κουπονιού, την ημερομηνία του κουπονιού και το συνολικό ποσό των δαπανών που αναγράφονται στο κουπόνι. Στη συνέχεια, η φόρμα συνεχίζεται με μια σειρά από επιπλέον στήλες για κοινά έξοδα, όπως:
Προμήθειες
Γεύματα
Ταχυδρομικά τέλη
Εξοδα ταξιδιού
Αλλα έξοδα
Η φόρμα μπορεί επίσης να περιέχει ένα μπλοκ συμφιλίωσης στο κάτω μέρος, στο οποίο ο μικρός φύλακας μετρητών παραθέτει το τυπικό υπόλοιπο μετρητών μικρής αξίας, το ποσό των δαπανών που αναγράφονται στο μικρογραφικό περιοδικό μετρητών και τυχόν ελλείψεις ή υπερβάσεις μετρητών που αντιστοιχούν στο πραγματικό υπόλοιπο μετρητών στο ταμείο μικρών μετρητών. Ο θεματοφύλακας πρέπει να αρχίσει κάθε συμπληρωμένο κουπόνι.
Η διαδικασία με την οποία χρησιμοποιείται το μικρό ημερολόγιο μετρητών είναι:
Στο τέλος της λογιστικής περιόδου, εισαγάγετε όλα τα κουπόνια στο μικρογραφικό ημερολόγιο. Για κάθε κουπόνι, εισαγάγετε τον αριθμό κουπονιού, την ημερομηνία, τις συνολικές δαπάνες και τον τύπο της δαπάνης.
Εισαγάγετε τα συνολικά σύνολα για όλες τις αριθμητικές στήλες στο κάτω μέρος της φόρμας.
Συμπληρώστε το μπλοκ συμφιλίωσης και δηλώστε τυχόν μικρές ελλείψεις ή υπερβάσεις μετρητών.
Συρραφή όλων των κουπονιών στο πίσω μέρος του περιοδικού.
Προωθήστε το πακέτο στον γενικό υπάλληλο του καθολικού.
Ο γενικός υπάλληλος καθολικού δημιουργεί μια καταχώριση ημερολογίου που μειώνει το μικρό υπόλοιπο μετρητών με το συνολικό συνολικό κόστος που αναφέρεται στο κάτω μέρος της φόρμας και καταγράφει μια δαπάνη για τα διάφορα έξοδα στη φόρμα για την οποία έγιναν οι καταχωρήσεις.
Ο γενικός υπάλληλος καθολικών προωθεί το περιοδικό στον ταμία, ο οποίος παρέχει μετρητά αναπλήρωσης στον μικροκατασκευαστή μετρητών, αποκαθιστώντας έτσι το μικρό υπόλοιπο μετρητών στο αρχικό καθορισμένο επίπεδο.
Αφού ολοκληρωθεί η περίοδος χρήσης, το μικρογραφικό ημερολόγιο αρχειοθετείται σύμφωνα με την πολιτική καταστροφής εγγράφων μιας εταιρείας.
