Η διαδικασία λήψης μετρητών είναι πολύ συνθετική, επειδή η εργασία της επεξεργασίας επιταγών είναι φορτωμένη με ελέγχους. Απαιτούνται για να διασφαλιστεί ότι οι επιταγές καταγράφονται σωστά, κατατίθενται έγκαιρα και ότι δεν κλέβονται ή τροποποιούνται οπουδήποτε στη διαδικασία. Η διαδικασία για την επεξεργασία παραλαβών επιταγών περιγράφεται παρακάτω:
Καταγραφή επιταγών και μετρητών . Όταν φτάσει η ημερήσια παράδοση αλληλογραφίας, καταγράψτε όλες τις ληφθείσες επιταγές και μετρητά στη λίστα αποδείξεων επιταγής ταχυδρομείου. Για κάθε παραλαβή επιταγής, αναφέρατε στη φόρμα το όνομα του πληρώματος, τον αριθμό επιταγής και το ποσό που πληρώθηκε. Εάν η απόδειξη ήταν σε μετρητά, τότε δηλώστε το όνομα του συμβαλλόμενου μέρους πληρωμής, ελέγξτε το "μετρητά;" κουτί και το ποσό που πληρώθηκε. Μόλις ολοκληρωθούν όλα τα στοιχεία γραμμής, εισαγάγετε το συνολικό σύνολο στο πεδίο "συνολικές αποδείξεις" στο κάτω μέρος της φόρμας. Υπογράψτε τη φόρμα και αναφέρετε την ημερομηνία παραλαβής των επιταγών και μετρητών. Επίσης, σφραγίστε «μόνο για κατάθεση» και τον αριθμό τραπεζικού λογαριασμού της εταιρείας σε κάθε επιταγή που λαμβάνεται. Αυτό καθιστά πιο δύσκολο για κάποιον να εξαγάγει μια επιταγή και να την καταθέσει σε κάποιον άλλο τραπεζικό λογαριασμό.
Προθεσμιακές πληρωμές . Εισαγάγετε όλες τις επιταγές, μετρητά και ένα αντίγραφο της λίστας απόδειξης επιταγής της αλληλογραφίας σε μια ασφαλή θήκη αλληλογραφίας. Παραδώστε το στο ταμείο του λογιστηρίου. Το ταμείο ταιριάζει με όλα τα στοιχεία της θήκης στη λίστα αποδείξεων επιταγής της αλληλογραφίας, αρχίζει ένα αντίγραφο της λίστας και επιστρέφει το αντίγραφο με αλληλογραφία στο γραφείο αλληλογραφίας. Στη συνέχεια, το προσωπικό του mailroom αρχειοθετεί το αρχικοποιημένο αντίγραφο κατά ημερομηνία.
Εφαρμόστε μετρητά στα τιμολόγια . Αποκτήστε πρόσβαση στο λογιστικό λογισμικό, καλέστε τα απλήρωτα τιμολόγια για τον σχετικό πελάτη και εφαρμόστε τα μετρητά στα τιμολόγια που αναφέρονται στις συμβουλές εμβασμάτων που συνοδεύουν κάθε πληρωμή από τον πελάτη. Εάν δεν υπάρχει ένδειξη για το τι τιμολόγιο θα πιστωθεί, καταγράψτε την πληρωμή είτε σε ξεχωριστό λογαριασμό αναστολής, είτε ως μη εφαρμοσμένη, αλλά εντός του λογαριασμού του πελάτη από τον οποίο προήλθε. Στην τελευταία περίπτωση, κάντε μια φωτοτυπία της επιταγής και διατηρήστε την για εφαρμογή αργότερα, έτσι ώστε η επιταγή να μπορεί να κατατεθεί στην τρέχουσα ημερομηνία.
Καταγράψτε άλλα μετρητά (προαιρετικά) . Μερικά μετρητά ή επιταγές θα φτάνουν περιστασιακά που δεν σχετίζονται με απλήρωτους λογαριασμούς εισπρακτέους. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχει προπληρωμή από πελάτη ή επιστροφή κατάθεσης. Σε αυτές τις περιπτώσεις, καταγράψτε την απόδειξη στο λογιστικό σύστημα, μαζί με την κατάλληλη τεκμηρίωση του λόγου της πληρωμής.
Κατάθεση μετρητών . Καταγράψτε όλες τις επιταγές και μετρητά σε ένα δελτίο κατάθεσης. Συγκρίνετε το συνολικό δελτίο κατάθεσης με το ποσό που αναγράφεται στη λίστα αποδείξεων επιταγής αλληλογραφίας και συμφιλίστε τυχόν διαφορές. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε τις επιταγές και τα μετρητά σε μια κλειδωμένη θήκη και μεταφέρετέ τα στην τράπεζα.
Αντιστοίχιση με τραπεζική απόδειξη . Με την παραλαβή των επιταγών και μετρητών, η τράπεζα εκδίδει απόδειξη για αυτήν. Κάποιος άλλος από τον ταμία πρέπει να συγκρίνει αυτήν την απόδειξη με το ποσό στο δελτίο κατάθεσης και να συμβιβάσει τυχόν διαφορές. Μπορεί να είναι χρήσιμο να συρράψετε την απόδειξη σε ένα αντίγραφο του δελτίου κατάθεσης και να υποβάλετε τα έγγραφα, ως απόδειξη ότι το βήμα αντιστοίχισης ολοκληρώθηκε.
