Διαδικασία προϋπολογισμού

Ένας προϋπολογισμός χρησιμοποιείται από μια επιχείρηση για να ορίσει προσδοκίες για έσοδα και έξοδα σε μελλοντικές περιόδους. Η διαδικασία προετοιμασίας ενός προϋπολογισμού θα πρέπει να ακολουθείται σε μεγάλο βαθμό και να ακολουθεί ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα, έτσι ώστε ο ολοκληρωμένος προϋπολογισμός να είναι έτοιμος για χρήση έως τις αρχές της επόμενης χρήσης. Διαφορετικά, ένας καθυστερημένος προϋπολογισμός δεν θα είναι διαθέσιμος για σύγκριση με τα πραγματικά αποτελέσματα της επόμενης χρήσης. Ακολουθούν τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Ενημέρωση παραδοχών προϋπολογισμού. Ελέγξτε τις παραδοχές σχετικά με το επιχειρηματικό περιβάλλον της εταιρείας που χρησιμοποιήθηκαν ως βάση για τον τελευταίο προϋπολογισμό και ενημερώστε όπως απαιτείται.
2. Σημειώστε τη διαθέσιμη χρηματοδότηση . Προσδιορίστε το πιο πιθανό ποσό χρηματοδότησης που θα είναι διαθέσιμο κατά τη διάρκεια της περιόδου προϋπολογισμού, το οποίο ενδέχεται να περιορίσει τα αναπτυξιακά σχέδια.
3. Βαθμίδες κοστολόγησης . Καθορίστε εάν θα προκύψουν τυχόν έξοδα κατά τη διάρκεια του πιθανού εύρους της επιχειρηματικής δραστηριότητας κατά την προσεχή περίοδο προϋπολογισμού και προσδιορίστε το ποσό αυτών των δαπανών και σε ποια επίπεδα δραστηριότητας θα πραγματοποιηθούν.
4. Δημιουργία πακέτου προϋπολογισμού . Αντιγράψτε τις βασικές οδηγίες προϋπολογισμού από το πακέτο εντολών που χρησιμοποιήθηκε το προηγούμενο έτος. Ενημερώστε τα συμπεριλαμβάνοντας τις τρέχουσες τρέχουσες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του τρέχοντος έτους, καθώς επίσης και τις ετήσιες πληροφορίες για ολόκληρο το τρέχον έτος. Προσθέστε ένα σχόλιο στο πακέτο, δηλώνοντας πληροφορίες κοστολόγησης βήμα, σημεία συμφόρησης και αναμενόμενους περιορισμούς χρηματοδότησης για το επερχόμενο οικονομικό έτος. Αναφέρετε επίσης οποιεσδήποτε οδηγίες για αιτήματα προϋπολογισμού κεφαλαίου.
5. Έκδοση πακέτου προϋπολογισμού . Εκδώστε το πακέτο προϋπολογισμού προσωπικά, όπου είναι δυνατόν, και απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις από τους παραλήπτες. Αναφέρετε επίσης την προθεσμία για το πρώτο προσχέδιο του πακέτου προϋπολογισμού.
6. Λάβετε πρόβλεψη εσόδων . Λάβετε την πρόβλεψη εσόδων από τον υπεύθυνο πωλήσεων, επικυρώστε το με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο και, στη συνέχεια, διανείμετέ το στους άλλους διαχειριστές τμήματος Χρησιμοποιούν τις πληροφορίες εσόδων τουλάχιστον εν μέρει ως βάση για την ανάπτυξη των δικών τους προϋπολογισμών.
7. Λάβετε προϋπολογισμούς τμήματος . Λάβετε τους προϋπολογισμούς από όλα τα τμήματα, ελέγξτε για λάθη και συγκρίνετε με τους περιορισμούς συμφόρησης, χρηματοδότησης και κοστολόγησης. Προσαρμόστε τους προϋπολογισμούς όπως απαιτείται.
8. Επικυρώστε την αποζημίωση . Στείλτε τα αιτήματα αποζημίωσης που περιέχονται στους προϋπολογισμούς του τμήματος στον υπεύθυνο ανθρώπινου δυναμικού για επικύρωση. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει αντιστοίχιση έναντι εύρους μισθών και εξακρίβωση εάν οι φόροι μισθοδοσίας υπολογίζονται σωστά.
9. Επικυρώστε τα σχέδια μπόνους . Ζητήστε από την ανώτερη διευθυντική ομάδα να επικυρώσει τους όρους υπό τους οποίους έχουν οργανωθεί τα σχέδια μπόνους και εάν οι όροι αυτών των συμφωνιών είναι λογικοί. Εάν οι πληρωμές μπόνους είναι πιο πιθανό να μην συμβούν, συμπεριλάβετε τις στον προϋπολογισμό, μαζί με τους ισχύοντες φόρους μισθοδοσίας.
10. Λάβετε αιτήματα προϋπολογισμού κεφαλαίου . Επικυρώστε όλα τα αιτήματα προϋπολογισμού κεφαλαίου και προωθήστε τα στην ανώτερη ομάδα διαχείρισης με σχόλια και προτάσεις. Αντιστοιχίστε στην αναφορά διάθεσης παγίων στοιχείων για να διασφαλίσετε ότι τα περιουσιακά στοιχεία αντικαθίστανται.
11. Ενημερώστε το μοντέλο προϋπολογισμού . Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες προϋπολογισμού στο κύριο μοντέλο προϋπολογισμού. Βεβαιωθείτε ότι οι φορολογικοί συντελεστές μισθοδοσίας στο μοντέλο ενημερώνονται για το οικονομικό έτος. Ενημερώστε το έξοδο απόσβεσης στο μοντέλο, με βάση τις πληροφορίες σχετικά με τη διάθεση παγίων περιουσιακών στοιχείων και το αίτημα προϋπολογισμού κεφαλαίου που έχουν ήδη ληφθεί.
12. Ελέγξτε τον προϋπολογισμό . Συναντηθείτε με την ανώτερη ομάδα διαχείρισης για να ελέγξετε τον προϋπολογισμό. Επισημάνετε πιθανά προβλήματα περιορισμού και τυχόν περιορισμούς που προκαλούνται από περιορισμούς χρηματοδότησης. Επίσης, ελέγξτε για την εγκυρότητα των δεικτών κύκλου εργασιών για λογαριασμούς εισπρακτέους, αποθέματα και λογαριασμούς πληρωτέους σε σχέση με ιστορικές μετρήσεις, καθώς και πωλήσεις ανά πωλητή. Σημειώστε όλα τα σχόλια που έγιναν από την ομάδα διαχείρισης και προωθήστε αυτές τις πληροφορίες στους δημιουργούς του προϋπολογισμού, με αιτήματα τροποποίησης των προϋπολογισμών τους.
13. Επεξεργασία επαναλήψεων προϋπολογισμού . Παρακολουθήστε εκκρεμή αιτήματα αλλαγής προϋπολογισμού και ενημερώστε το μοντέλο προϋπολογισμού με νέες επαναλήψεις κατά την άφιξή τους. Φροντίστε να ενημερώσετε τα εκτιμώμενα έξοδα τόκων και τα έσοδα από τόκους, καθώς αποσαφηνίζεται το τμήμα χρηματοδότησης του προϋπολογισμού.
14. Λάβετε έγκριση . Προωθήστε τον προϋπολογισμό στο διοικητικό συμβούλιο για έγκριση.
15. Έκδοση του προϋπολογισμού . Δημιουργήστε μια δεσμευμένη έκδοση του προϋπολογισμού και διανείμετέ την σε όλους τους εξουσιοδοτημένους παραλήπτες.
16. Φορτώστε τον προϋπολογισμό . Φορτώστε τις πληροφορίες προϋπολογισμού στο χρηματοοικονομικό λογισμικό, έτσι ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε προϋπολογισμό σε σχέση με τις πραγματικές αναφορές.
17. Επαλήθευση φορτωμένου προϋπολογισμού . Συγκρίνετε τον προϋπολογισμό που έχει φορτωθεί στο λογιστικό λογισμικό με την εγκεκριμένη έκδοση προϋπολογισμού και προσαρμόστε τυχόν σφάλματα.
18. Κλείδωμα προϋπολογισμού . Ξεκινήστε την προστασία με κωδικό πρόσβασης του μοντέλου προϋπολογισμού. Επίσης, δημιουργήστε ένα αντίγραφο του μοντέλου και αρχειοθετήστε το αντίγραφο.