Ένα μικρό σύστημα μετρητών είναι ένα σύνολο πολιτικών, διαδικασιών, ελέγχων και μορφών που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για τη διανομή μετρητών για διάφορες διάφορες ανάγκες, όπως είδη γραφείου και υπηρεσίες. Η βασική διαδικασία δημιουργίας ενός μικρού συστήματος μετρητών είναι:
Τοποθεσία . Αποφασίστε σχετικά με τις τοποθεσίες όπου θα εγκατασταθούν μικρά χρήματα σε μετρητά. Μπορεί να υπάρχει ένα μόνο για ολόκληρη την εταιρεία, ή ίσως ένα ανά κτίριο ή τμήμα.
Χρηματοδότηση . Αποφασίστε για το μέγεθος του μικρού ταμείου σε κάθε τοποθεσία. Αυτό κυμαίνεται συνήθως από 100 έως 500 $. Δεδομένου του υψηλού κινδύνου κλοπής μικρών μετρητών, είναι γενικά καλύτερο να μην δημιουργείτε υπερβολικά μεγάλα χρηματικά ποσά μικροκυμάτων, παρόλο που τα μικρότερα πρέπει να αναπληρώνονται πιο συχνά.
Θεματοφύλακας . Διορίστε μικροκατόχους μετρητών. Πρόκειται συνήθως για διοικητικό προσωπικό που βρίσκεται επί τόπου τις περισσότερες μέρες και έχει επαρκείς γραφικές δεξιότητες για να διατηρήσει το απαραίτητο ποσό τήρησης αρχείων με υψηλό βαθμό ακρίβειας.
Κουτιά . Ρυθμίστε κλειδωμένα μικρά κουτιά μετρητών ή κλειδωμένα συρτάρια γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της προσφοράς μικρών κουπονιών μετρητών. Ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν συναγερμό που θα ηχήσει εάν ένα κουτί ή ένα συρτάρι έχει ακατάλληλη πρόσβαση.
Κουπόνια . Αγοράστε μια σειρά από κουπόνια μετρητών από ένα κατάστημα ειδών γραφείου. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη φόρμα.
Χρηματοδότηση μικρών κουτιών μετρητών . Μετακινήστε το καθορισμένο ποσό μετρητών σε κάθε μικρό κουτί μετρητών και καταγράψτε τη μεταφορά στο γενικό καθολικό ως μετακίνηση μετρητών σε ξεχωριστό λογαριασμό μετρητών μικρών μετρητών.
Εκπαίδευση . Εκπαιδεύστε τους μικρούς κηδεμόνες μετρητών για τον τρόπο αξιολόγησης αιτημάτων για μικρο μετρητά, πώς να συμπληρώσετε κουπόνια σε αντάλλαγμα για πληρωμές μετρητών και πότε να ζητήσετε αντικατάσταση μετρητών όταν τα επίπεδα μετρητών είναι χαμηλά
Συμφιλίωση . Εφαρμόστε μια διαδικασία σύμφωνα με την οποία ένας λογιστής εξετάζει περιοδικά το ποσό των μετρητών και των εισπράξεων σε κάθε κουτί μετρητών μικρών μετρητών για να δει αν το σύνολο ταιριάζει με το αρχικό ποσό χρηματοδότησης που έχει καθοριστεί για το κουτί και για να συμβιβάσει τυχόν διαφορές.
Ανανέωση και εγγραφή . Εφαρμόστε μια διαδικασία με την οποία ο ταμίας αναπληρώνει το ποσό των μετρητών σε κάθε μικρό κουτί μετρητών, όπως ζητήθηκε από τους μικρούς θεματοφύλακες μετρητών. Αυτό περιλαμβάνει επίσης σύνοψη και καταγραφή όλων των δαπανών στο γενικό βιβλίο.
Το σύστημα μετρητών μικρών μετρητών πρέπει να περιλαμβάνει έναν επαρκή αριθμό ελέγχων για τον μετριασμό των κινδύνων που θα κλέψουν τα μικρά μετρητά ή ότι θα χορηγηθούν για ακατάλληλες αιτήσεις επιστροφής χρημάτων ή ότι οι μικρές δαπάνες μετρητών καταγράφονται ακατάλληλα. Θα πρέπει να επανεξετάζετε περιοδικά τα προβλήματα ελέγχου που έχουν προκύψει, για να δείτε εάν το σύστημα ελέγχου πρέπει να προσαρμοστεί ώστε να μειωθεί ο κίνδυνος απώλειας.
Το μικρό σύστημα μετρητών έχει αντικατασταθεί σε πολλές εταιρείες από κάρτες προμηθειών, οι οποίες είναι πιστωτικές κάρτες που ελέγχονται από την επιχείρηση. Οι κάρτες προμηθειών έχουν το μοναδικό πλεονέκτημα της αφαίρεσης εύκολα προσβάσιμων μετρητών από τις εγκαταστάσεις της εταιρείας. Μια άλλη εναλλακτική λύση είναι να ζητήσετε από τους υπαλλήλους να αγοράζουν αντικείμενα με τα δικά τους κεφάλαια και, στη συνέχεια, να αποζημιώνουν τους υπαλλήλους με αναφορές εξόδων. Εάν χρησιμοποιείται η τελευταία επιλογή, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να υποβάλλουν συχνά αναφορές δαπανών, ώστε να μην χρηματοδοτούν τις δαπάνες της εταιρείας για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτό σημαίνει επίσης ότι οι αναφορές δαπανών που υποβάλλονται πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία το συντομότερο δυνατό.
