Η επικαιρότητα των λογιστικών πληροφοριών αναφέρεται στην παροχή πληροφοριών στους χρήστες αρκετά γρήγορα ώστε να αναλάβουν δράση. Η έννοια της επικαιρότητας έχει ιδιαίτερη σημασία σε τέσσερις τομείς μιας επιχείρησης, οι οποίοι είναι οι εξής:
- Οικονομικές καταστάσεις . Η έκδοση οικονομικών καταστάσεων δεν μπορεί να καθυστερήσει τόσο πολύ ώστε οι διευθυντές της εταιρείας να συνειδητοποιήσουν πολύ αργά ότι υπάρχει σοβαρό πρόβλημα απόδοσης ή ρευστότητας που πρέπει να διορθωθεί. Κατά συνέπεια, η έννοια της επικαιρότητας σε αυτόν τον τομέα σημαίνει ότι ο ελεγκτής θα πρέπει να χρησιμοποιεί τεχνικές γρήγορου κλεισίματος για να κλείνει τα βιβλία και να διανέμει ακριβείς οικονομικές καταστάσεις το συντομότερο δυνατό.
- Ανάλυση διακύμανσης . Υπάρχουν πολλές διακυμάνσεις κοστολόγησης στους τομείς των πωλήσεων, των αγορών, της χρήσης υλικών, των γενικών εξόδων και της άμεσης εργασίας. Το λογιστικό τμήμα συνήθως συγκεντρώνει και αναφέρει αυτές τις διακυμάνσεις μετά το τέλος του μήνα. Αυτή η καθυστερημένη αναφορά είναι πολύ αργά για τους διαχειριστές να λάβουν διορθωτικά μέτρα. Κατά συνέπεια, είναι γενικά καλύτερο να υιοθετούμε αναφορές διακυμάνσεων σε πραγματικό χρόνο στο πάτωμα του καταστήματος, αντί να το χειρίζουμε το λογιστικό προσωπικό σε μεγαλύτερα διαστήματα.
- Αναφορά ευθύνης . Τα αποτελέσματα εσόδων και εξόδων μιας επιχείρησης μπορούν να υποδιαιρεθούν και να ανατεθούν σε διάφορα υπεύθυνα μέρη σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εάν ναι, η έννοια της επικαιρότητας μπορεί να σημαίνει ότι οι πληροφορίες προωθούνται στους χρήστες σε καθημερινή βάση, αντί για το μηνιαίο πρόγραμμα που ακολουθείται συνήθως για την έκδοση οικονομικών καταστάσεων.
- Κανονιστική αναφορά . Μια δημόσια εταιρεία πρέπει να υποβάλλει ορισμένες αναφορές σε τριμηνιαία ή ετήσια διαστήματα. Εάν όχι, η εταιρεία δεν θα συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις της εποπτεύουσας κυβερνητικής οντότητας.
Με βάση αυτά τα παραδείγματα, μπορούμε να δούμε ότι το λογιστικό τμήμα πρέπει να προσαρμόσει το χρονοδιάγραμμα αναφοράς του για να καλύψει τις διαφορετικές ανάγκες των χρηστών για διαφορετικούς τύπους πληροφοριών. Σε ορισμένες περιπτώσεις που περιλαμβάνουν αναφορές διακύμανσης, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η έγκαιρη παροχή λογιστικών πληροφοριών, οπότε αυτός ο τύπος αναφοράς πρέπει να διακοπεί.
Ένα εγγενές πρόβλημα με την επικαιρότητα της έννοιας της πληροφορίας είναι ότι μπορεί να κοστίσει περισσότερο για τη συλλογή, την ανάλυση και την αναφορά πληροφοριών με πιο γρήγορο ρυθμό. Ένα άλλο ζήτημα είναι ότι υπάρχει λιγότερος χρόνος για την αποκάλυψη και διόρθωση σφαλμάτων, οπότε υπάρχει μεγαλύτερος κίνδυνος έκδοσης ανακριβών πληροφοριών.
