Απαιτείται μια διαδικασία ελέγχου πίστωσης για να διασφαλιστεί ότι μια επιχείρηση δεν παρέχει πίστωση σε πελάτες που δεν μπορούν να πληρώσουν. Το τμήμα πίστωσης χειρίζεται όλες τις πιστωτικές κριτικές. Το τμήμα μπορεί να λαμβάνει έντυπα αντίγραφα των παραγγελιών πώλησης από το τμήμα εισαγωγής παραγγελιών, τεκμηριώνοντας κάθε παραγγελία που ζήτησε ένας πελάτης. Σε αυτό το μη αυτόματο περιβάλλον, η παραλαβή μιας παραγγελίας πώλησης ενεργοποιεί μια διαδικασία μη αυτόματης αναθεώρησης, όπου το πιστωτικό προσωπικό μπορεί να αποκλείσει την παραλαβή των παραγγελιών από το τμήμα αποστολής, εκτός εάν προωθήσει ένα εγκεκριμένο αντίγραφο στον διαχειριστή αποστολής. Η διαδικασία εισαγωγής παραγγελίας για ένα μη αυτόματο σύστημα περιγράφεται παρακάτω:
Λάβετε παραγγελία πώλησης . Το τμήμα εισαγωγής παραγγελιών στέλνει αντίγραφο κάθε παραγγελίας στο τμήμα πίστωσης. Εάν ο πελάτης είναι νέος, ο διαχειριστής πίστωσης το εκχωρεί σε άτομο με πιστωτικό προσωπικό. Μια εντολή πώλησης από έναν υπάρχοντα πελάτη πιθανότατα θα δοθεί στο πιστωτικό πρόσωπο που έχει ήδη ανατεθεί σε αυτόν τον πελάτη.
Έκδοση πιστωτικής αίτησης . Εάν ο πελάτης είναι νέος ή δεν έχει συνεργαστεί με την εταιρεία για μεγάλο χρονικό διάστημα, στείλτε του μια αίτηση πίστωσης και ζητήστε να ολοκληρωθεί και να επιστραφεί απευθείας στο τμήμα πίστωσης. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω e-mail ή ιστοσελίδας για την επιτάχυνση της διαδικασίας αίτησης.
Συλλέξτε και ελέγξτε την αίτηση πίστωσης . Μετά την παραλαβή μιας ολοκληρωμένης παραγγελίας πώλησης, εξετάστε την για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία έχουν ολοκληρωθεί και επικοινωνήστε με τον πελάτη για περισσότερες πληροφορίες εάν ορισμένα πεδία είναι ελλιπή. Στη συνέχεια, συλλέξτε μια πιστωτική αναφορά, οικονομικές καταστάσεις πελατών, τραπεζικές αναφορές και πιστωτικές αναφορές.
Εκχώρηση πιστωτικού επιπέδου . Με βάση τις συλλεγόμενες πληροφορίες και τον αλγόριθμο της εταιρείας για τη χορήγηση πίστωσης, καθορίστε ένα ποσό πίστωσης που η εταιρεία είναι διατεθειμένη να χορηγήσει στον πελάτη. Μπορεί επίσης να είναι δυνατή η προσαρμογή του πιστωτικού επιπέδου εάν ένας πελάτης είναι πρόθυμος να υπογράψει μια προσωπική εγγύηση.
Αναμονή παραγγελίας (προαιρετικά) . Εάν η παραγγελία πώλησης προέρχεται από έναν υπάρχοντα πελάτη και υπάρχει ένα υπάρχον απλήρωτο και άλυτο τιμολόγιο από τον πελάτη για περισσότερα από $ ___, κάντε παρακράτηση στην παραγγελία πώλησης. Επικοινωνήστε με τον πελάτη και ενημερώστε τους ότι η παραγγελία θα παραμείνει σε αναμονή έως ότου πληρωθεί το εκκρεμές τιμολόγιο.
Λάβετε ασφάλεια πίστωσης (προαιρετικά) . Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί ασφάλιση πιστώσεων, προωθήστε τις σχετικές πληροφορίες πελατών στον ασφαλιστή για να δείτε εάν θα ασφαλίσει τον πιστωτικό κίνδυνο.
Επαληθεύστε την υπόλοιπη πίστωση (προαιρετικά) . Ενδέχεται να έχει προωθηθεί μια παραγγελία πώλησης από το τμήμα εισαγωγής παραγγελιών για έναν υπάρχοντα πελάτη που έχει ήδη λάβει πίστωση. Σε αυτήν την περίπτωση, το πιστωτικό προσωπικό συγκρίνει το υπόλοιπο της διαθέσιμης πίστωσης με το ποσό της παραγγελίας πώλησης και εγκρίνει την παραγγελία εάν υπάρχει επαρκής πίστωση για την παραγγελία. Εάν όχι, το πιστωτικό προσωπικό θεωρεί μια εφάπαξ αύξηση στο πιστωτικό επίπεδο προκειμένου να αποδεχτεί την παραγγελία ή επικοινωνήσει με τον πελάτη για να κανονίσει μια εναλλακτική ρύθμιση πληρωμής.
Έγκριση παραγγελίας πώλησης . Εάν το πιστωτικό προσωπικό εγκρίνει το επίπεδο πίστωσης που απαιτείται για μια παραγγελία, σφραγίζει την παραγγελία πώλησης όπως έχει εγκριθεί, υπογράφει τη φόρμα και διαβιβάζει ένα αντίγραφο στο τμήμα αποστολής για εκπλήρωση. Διατηρεί επίσης ένα αντίγραφο.
Τεκμηρίωση πιστωτικών αρχείων . Δημιουργήστε ένα αρχείο για τον πελάτη και αποθηκεύστε όλες τις πληροφορίες σε αυτό που συλλέχθηκαν ως μέρος της διαδικασίας εξέτασης πίστωσης.
