Η τεκμηρίωση ελέγχου είναι το αρχείο των διαδικασιών που διενεργήθηκαν, των αποδεικτικών στοιχείων που ελήφθησαν και των συμπερασμάτων που προέκυψαν ως μέρος ενός ελέγχου. Η σωστή προετοιμασία της τεκμηρίωσης ελέγχου είναι κρίσιμη για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως υπεράσπιση εάν ο ελεγκτής κατηγορηθεί ποτέ για αμέλεια.
Είναι ευκολότερο για έναν αναθεωρητή να εξετάσει.
Αντιπροσωπεύει ένα καλύτερο επίπεδο ποιοτικού ελέγχου ενός ελέγχου.
Δείχνει στους ελεγκτές τα τελευταία χρόνια πώς διενεργήθηκε ο έλεγχος.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εκπαιδευτικό εργαλείο για τους κατώτερους ελεγκτές.
Οι τύποι τεκμηρίωσης ελέγχου που πρέπει να συγκεντρωθούν περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
Διεξήχθησαν αναλύσεις
Σχέδια ελέγχου
Λίστες ελέγχου
Επιστολές επιβεβαίωσης
Μνημόνια και αλληλογραφία σχετικά με ζητήματα που βρέθηκαν
Επιστολές εκπροσώπησης
Περιλήψεις σημαντικών ευρημάτων
Προκειμένου να διατηρηθεί η τεκμηρίωση ελέγχου σε διαχειρίσιμη διάρκεια, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριληφθεί οποιοδήποτε από τα ακόλουθα:
Διορθωμένα αντίγραφα
Αντίγραφα
Σημειώσεις σχετικά με προκαταρκτικά συμπεράσματα
Αντικαταστατικά σχέδια
Η τεκμηρίωση ελέγχου αναφέρεται επίσης ως έγγραφα εργασίας ελέγχου.
