Το κύριο αρχείο προμηθευτή είναι το αποθετήριο σημαντικών πληροφοριών σχετικά με τους προμηθευτές μιας εταιρείας, οι οποίες χρησιμοποιούνται για την πληρωμή των τιμολογίων προμηθευτών και την έκδοση εντολών αγοράς. Όταν μια επιχείρηση έχει ακόμη έναν σχετικά μικρό αριθμό προμηθευτών, ένας σημαντικός αριθμός σφαλμάτων θα εισχωρήσει σταδιακά στο κύριο αρχείο του προμηθευτή. Ακολουθούν ορισμένοι προτεινόμενοι τρόποι καθαρισμού του αρχείου:
Σε τακτική βάση, εκτυπώστε μια αναφορά για κάθε προμηθευτή που δείχνει κάθε πεδίο που χρησιμοποιείται στο κύριο αρχείο του προμηθευτή. Σάρωση της αναφοράς για ελλιπείς πληροφορίες στα πιο σημαντικά πεδία, όπως κωδικοί φόρου και αριθμοί ταυτοποίησης φορολογουμένων (TIN).
Εκτυπώστε μια λίστα προμηθευτών, ταξινομημένα κατά όνομα και αναζητήστε διπλά ονόματα που υποδηλώνουν την παρουσία διπλών εγγραφών. Προσδιορίστε ποιες από αυτές τις εγγραφές θα αρχειοθετήσετε και επισημάνετε τις ώστε να μην χρησιμοποιούνται ξανά.
Εκτυπώστε μια αναφορά που δείχνει πληρωμές σε προμηθευτές τα τελευταία δύο χρόνια. Εάν δεν υπήρχε δραστηριότητα κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιόδου, επισημάνετε τα σχετικά αρχεία προμηθευτή ως αρχειοθετημένα.
Συγκρίνετε τους αριθμούς ταυτοποίησης φορολογούμενων για τους νεότερους προμηθευτές με το πρόγραμμα αντιστοίχισης TIN στον ιστότοπο IRS για να επαληθεύσετε ότι οι καταγεγραμμένοι αριθμοί είναι σωστοί. Ενημερώστε τυχόν πληροφορίες που είναι λανθασμένες.
