Η λειτουργική οργανωτική δομή οργανώνει τις δραστηριότητες μιας επιχείρησης γύρω από τομείς εξειδίκευσης. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχει ένα τμήμα μάρκετινγκ που εστιάζει αποκλειστικά στις δραστηριότητες μάρκετινγκ, ένα τμήμα πωλήσεων που ασχολείται μόνο με δραστηριότητες πωλήσεων και ένα τμήμα μηχανικής που σχεδιάζει μόνο προϊόντα και εγκαταστάσεις κατασκευής. Η λειτουργική οργανωτική δομή είναι ο κυρίαρχος τρόπος οργάνωσης σε μεγαλύτερες εταιρείες, καθώς αυτές οι οντότητες ασχολούνται με τόσο μεγάλους όγκους πωλήσεων και παραγωγής που καμία άλλη μορφή οργανωτικής δομής δεν θα ήταν σχεδόν εξίσου αποτελεσματική. Είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό στις ακόλουθες περιπτώσεις:
Μεγάλος όγκος τυποποιημένων πωλήσεων προϊόντων ή υπηρεσιών
Μειωμένο επίπεδο αλλαγής στον κλάδο
Μεγάλη βάση παγίων στοιχείων
Ελάχιστο ποσό εντελώς νέων εισαγωγών σειράς προϊόντων
Ελάχιστες αλλαγές λόγω μόδας ή άλλων αλλαγών στη γεύση ή την τεχνολογία
Ο ανταγωνισμός βασίζεται κυρίως στο κόστος
Με άλλα λόγια, αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά σε ένα σταθερό περιβάλλον.
Παράδειγμα της λειτουργικής δομής οργάνωσης
Η ABC International μόλις πέρασε 10 εκατομμύρια δολάρια σε πωλήσεις και ο πρόεδρος της πιστεύει ότι είναι η κατάλληλη στιγμή για την αναδιάρθρωση της επιχείρησης για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας μέσω της εξειδίκευσης στην εργασία. Κατά συνέπεια, συγκεντρώνει υπαλλήλους στους ακόλουθους λειτουργικούς τομείς:
Λογιστήριο
Εταιρικό τμήμα
Τμήμα Μηχανικών
Τμήμα εγκαταστάσεων
Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού
Τμήμα σχέσεων επενδυτών
Νομικό τμήμα
Τμήμα παραγωγής
Τμήμα δημοσίων σχέσεων
Τμήμα αγορών
Τμήμα πωλήσεων και μάρκετινγκ
Πλεονεκτήματα της λειτουργικής δομής οργάνωσης
Από τα ακόλουθα πλεονεκτήματα, το πρώτο είναι το πιο σημαντικό. η λειτουργική δομή μπορεί να εισαγάγει μεγάλη αποτελεσματικότητα στις λειτουργίες μιας επιχείρησης. Τα πλεονεκτήματα είναι:
Αποτελεσματικότητα . Όταν οι εργαζόμενοι επιτρέπεται να επικεντρώνονται σε έναν συγκεκριμένο λειτουργικό τομέα, αποκλείοντας οτιδήποτε άλλο, μπορούν να επιτύχουν σημαντικές αποδόσεις όσον αφορά τη ροή της διαδικασίας και τις μεθόδους διαχείρισης.
Αλυσίδα διοίκησης . Υπάρχει μια πολύ ξεκάθαρη δομή διοίκησης σε αυτήν τη δομή, οπότε όλοι γνωρίζουν ποιες αποφάσεις επιτρέπεται να λαμβάνουν και ποιες πρέπει να παραδίδουν στους επόπτες τους.
Προσφορές . Είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε πορεία σταδιοδρομίας για τους εργαζομένους και να παρακολουθείτε την πρόοδό τους προς τους στόχους που περιγράφονται για τους λειτουργικούς τομείς τους.
Ειδίκευση . Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτήν την προσέγγιση για να καλλιεργήσει μια ομάδα έκτακτων ειδικών που μπορούν να επηρεάσουν έντονα τις λειτουργίες της εταιρείας.
Εκπαίδευση . Είναι πιο εύκολο να παρακολουθείτε και να ενημερώνετε την εκπαίδευση των εργαζομένων όταν εστιάζονται σε στενούς λειτουργικούς τομείς.
Μειονεκτήματα της λειτουργικής δομής οργάνωσης
Παρά τα πλεονεκτήματα της λειτουργικής οργανωτικής δομής, μπορεί επίσης να στρέψει τη βασική διαδικασία και τη ροή αποφάσεων μέσα σε μια επιχείρηση, με τα ακόλουθα αποτελέσματα:
Γρήγορη ανάπτυξη. Όταν μια εταιρεία αναπτύσσεται ραγδαία και συνεπώς τροποποιεί συνεχώς τις δραστηριότητές της ώστε να ανταποκρίνεται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες, η λειτουργική δομή μπορεί να μειώσει την ταχύτητα με την οποία γίνονται αλλαγές. Αυτό συμβαίνει επειδή τα αιτήματα για αποφάσεις πρέπει να ανεβάσουν την οργανωτική δομή σε έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων και, στη συνέχεια, να επιστρέψουν στο άτομο που ζητά απόφαση. Εάν υπάρχουν πολλά επίπεδα στην οργανωτική δομή, αυτό μπορεί να διαρκέσει πολύ.
Ώρες ουράς. Όταν οι διαδικασίες διασχίζουν τα όρια πολλαπλών λειτουργικών περιοχών, οι χρόνοι ουράς που προστίθενται από κάθε περιοχή μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας ολόκληρης συναλλαγής.
Ευθύνη. Με τόσους πολλούς ειδικούς που συμμετέχουν σε μια διαδικασία, είναι δύσκολο να κατηγορήσουμε για κάποιο συγκεκριμένο προϊόν ή δυσλειτουργία υπηρεσίας σε οποιοδήποτε άτομο.
Σιλό. Υπάρχει μια τάση προς κακή επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων λειτουργικών σιλό μέσα σε μια επιχείρηση, αν και αυτό μπορεί να μετριαστεί χρησιμοποιώντας διαλειτουργικές ομάδες.
Μικρές επιχειρήσεις . Αυτή η προσέγγιση δεν απαιτείται σε μικρές επιχειρήσεις, όπου οι εργαζόμενοι μπορεί να είναι ατομικά υπεύθυνοι για πολλές λειτουργίες.
Ειδική άποψη . Όταν όλοι στην εταιρεία είναι συγκεντρωμένοι σε ομάδες λειτουργικών σιλό, απομένουν λίγα άτομα που μπορούν να δουν τη συνολική στρατηγική κατεύθυνση της εταιρείας, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε μια πολύ δύσκολη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
