Το δοκιμαστικό υπόλοιπο είναι ένα συνοπτικό επίπεδο καταχώρισης του συνόλου της χρέωσης ή της πίστωσης σε κάθε λογαριασμό. Συνήθως χρησιμοποιείτε το αρχικό ή μη προσαρμοσμένο, δοκιμαστικό υπόλοιπο για δύο λόγους:
Για να διασφαλιστεί ότι το σύνολο όλων των χρεώσεων ισούται με το σύνολο όλων των πιστώσεων, διασφαλίζοντας έτσι ότι όλες οι υποκείμενες συναλλαγές είναι σε ισορροπία.
Να χρησιμοποιηθεί ως σημείο εκκίνησης για την προσαρμογή καταχωρήσεων που θα φέρουν τις πληροφορίες στο ισοζύγιο δοκιμής σε συμμόρφωση με ένα λογιστικό πλαίσιο, όπως οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές ή τα διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής αναφοράς.
Αυτό το μη προσαρμοσμένο υπόλοιπο δοκιμής μπορεί να περιέχει ορισμένα σφάλματα, μόνο μερικά από τα οποία είναι εύκολο να εντοπιστούν στη μορφή αναφοράς του υπολοίπου δοκιμής. Ακολουθούν τα πιο συνηθισμένα σφάλματα, με προτάσεις για το πώς να τα βρείτε:
Οι συμμετοχές έγιναν δύο φορές . Εάν μια καταχώριση πραγματοποιηθεί δύο φορές, το υπόλοιπο της δοκιμής θα εξακολουθεί να είναι σε ισορροπία, επομένως αυτό δεν είναι καλό έγγραφο για να το βρείτε Αντ 'αυτού, για μια τρέχουσα συναλλαγή, ίσως χρειαστεί να περιμένετε να επιλυθεί το πρόβλημα. Για παράδειγμα, ένα διπλό τιμολόγιο προς έναν πελάτη θα απορριφθεί από τον πελάτη, ενώ ένα διπλό τιμολόγιο από έναν προμηθευτή (ελπίζουμε) θα εντοπιστεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έγκρισης τιμολογίου.
Δεν γίνονται καθόλου εγγραφές . Αδύνατο να βρεθεί στο υπόλοιπο της δοκιμής, καθώς δεν υπάρχει (!). Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να διατηρήσετε μια λίστα ελέγχου τυπικών καταχωρήσεων και να επαληθεύσετε ότι έχουν γίνει όλες.
Καταχωρήσεις σε λάθος λογαριασμό . Αυτό μπορεί να είναι εμφανές με μια γρήγορη ματιά στο υπόλοιπο της δοκιμής, καθώς ένας λογαριασμός που στο παρελθόν δεν είχε καθόλου υπόλοιπο έχει τώρα έναν. Διαφορετικά, η καλύτερη μορφή διόρθωσης είναι προληπτική - χρησιμοποιήστε τυποποιημένα πρότυπα καταχώρησης ημερολογίου για όλες τις επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις.
Αντιστρεφόμενες καταχωρήσεις . Μια καταχώριση για μια χρέωση μπορεί να καταγραφεί κατά λάθος ως πίστωση και το αντίστροφο. Αυτό το ζήτημα μπορεί να είναι ορατό στο ισοζύγιο δοκιμής, ειδικά εάν η καταχώριση είναι αρκετά μεγάλη για να αλλάξει το σημάδι ενός τελικού υπολοίπου στο αντίστροφο του συνήθους σημείου.
Μεταφερόμενοι αριθμοί . Τα ψηφία σε έναν αριθμό μπορεί να έχουν αλλάξει. Αυτό είναι εύκολο να βρεθεί, δεδομένου ότι η υποκείμενη καταχώριση είναι μη ισορροπημένη, και έτσι δεν θα έπρεπε να γίνει αποδεκτή από το λογιστικό λογισμικό. Εάν χρησιμοποιείται ένα μη αυτόματο σύστημα, τα σύνολα καταχώρησης ημερολογίου πρέπει να συγκριθούν με τα σύνολα στο υπόλοιπο της δοκιμής. Αυτό το ζήτημα σχετίζεται με το ακόλουθο.
Μη ισορροπημένες εγγραφές . Αυτό αναφέρεται τελευταία, δεδομένου ότι είναι αδύνατο σε μηχανογραφημένο περιβάλλον, όπου οι καταχωρήσεις πρέπει να είναι ισορροπημένες ή το σύστημα δεν θα τις αποδεχτεί. Εάν χρησιμοποιείτε ένα μη αυτόματο σύστημα, τότε το ζήτημα θα είναι εμφανές στα σύνολα στηλών του υπολοίπου δοκιμής. Ωστόσο, ο εντοπισμός της ακριβούς καταχώρησης είναι πολύ πιο δύσκολος και θα απαιτήσει μια λεπτομερή ανασκόπηση κάθε καταχώρισης, ή τουλάχιστον των συνόλων σε κάθε θυγατρικό καθολικό που εισέρχεται στο γενικό καθολικό.
Κάθε φορά που διορθώνετε ένα σφάλμα, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε μια σαφή ετικέτα ημερολογίου με υποστηρικτικά έγγραφα, έτσι ώστε κάποιος άλλος να μπορεί να εντοπίσει την εργασία σας αργότερα.
