Η απογραφή είναι η καταμέτρηση του διαθέσιμου αποθέματος. Αυτό σημαίνει την αναγνώριση κάθε αντικειμένου στο χέρι, την καταμέτρηση και τη σύνοψη αυτών των ποσοτήτων ανά είδος. Μπορεί επίσης να υπάρχει ένα βήμα επαλήθευσης, όπου τα αποτελέσματα μετρήσεων συγκρίνονται με τις μετρήσεις μονάδων αποθέματος στο σύστημα υπολογιστή μιας εταιρείας. Η απογραφή είναι μια κοινή απαίτηση ενός συστήματος περιοδικών αποθεμάτων και μπορεί επίσης να απαιτείται ως μέρος του ετήσιου ελέγχου μιας εταιρείας. Εν ολίγοις, η απογραφή οδηγεί σε ένα έγγραφο συνοπτικού επιπέδου που περιέχει μια λίστα με τις διαθέσιμες ποσότητες για κάθε στοιχείο αποθέματος σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Τα διαδικαστικά βήματα που απαιτούνται για να γίνει αυτό είναι:
Επιλέξτε και εκπαιδεύστε τις ομάδες μέτρησης σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής μετρήσεων και συμπλήρωσης των σχετικών εγγράφων.
Καθορίστε έναν χρόνο αποκοπής, μετά τον οποίο δεν επιτρέπεται περαιτέρω αποθήκη στην περιοχή παραλαβής στην αποθήκη και δεν αποστέλλονται αντικείμενα. Είναι χρήσιμο εάν δεν υπάρχει δραστηριότητα παραγωγής, παραλαβής ή αποστολής την ημέρα της καταμέτρησης.
Εκχωρήστε περιοχές ευθύνης καταμέτρησης στην αποθήκη σε κάθε ομάδα μετρήσεων.
Διανείμετε μια προ-αριθμημένη ακολουθία ετικετών μετρήσεων σε κάθε ομάδα και συνδεθείτε στα κατανεμημένα εύρη αριθμών.
Σε κάθε ομάδα μετρήσεων, ένα άτομο αναγνωρίζει και μετρά το απόθεμα, ενώ ένα άλλο άτομο συμπληρώνει την ετικέτα καταμέτρησης. Η αρχική ετικέτα έχει εγγραφεί στο απόθεμα και η ομάδα διατηρεί ένα αντίγραφο ασφαλείας.
Όταν κάθε ομάδα μετράει, γυρίζει τις ετικέτες μέτρησης. Ο διαχειριστής της ετικέτας μετράει για να δει αν λείπουν ετικέτες, κάτι που μπορεί να απαιτεί επιπλέον αναζήτηση για να βρει τις ετικέτες. Συνήθως εξακολουθούν να συνδέονται με τις ετικέτες που έχουν εγγραφεί στο απόθεμα.
Ο υπάλληλος μετρητών ετικετών συνοψίζει τις ετικέτες μέτρησης σε ένα υπολογιστικό φύλλο, το οποίο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία συνολικών συνόλων για κάθε στοιχείο αποθέματος. Μια εναλλακτική λύση είναι να εισαγάγετε τις πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων, η οποία κάνει καλύτερη δουλειά στο να συγκεντρώνει συνοπτικά σύνολα.
Ο λογιστής κόστους συγκρίνει τις προκύπτουσες πληροφορίες με τα υπόλοιπα μονάδων που διατηρούνται στο σύστημα διαρκούς απογραφής της εταιρείας (υποθέτοντας ότι έχει ένα). Εάν υπάρχουν μεγάλες διαφορές από την υπάρχουσα βάση δεδομένων, μια ομάδα μετρήσεων επιστρέφει στην αποθήκη για να επαληθεύσει τις αρχικές μετρήσεις.
Πρόκειται για μια διαδικασία υψηλής έντασης εργατικού δυναμικού και μπορεί να απαιτεί σημαντικό χρονικό διάστημα εκτός λειτουργίας εντός της αποθήκης, επομένως οι εταιρείες προσπαθούν γενικά να αποφύγουν τη λήψη αποθεμάτων στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό.
Μια πιο συχνή μορφή απογραφής ονομάζεται κύκλος καταμέτρησης, η οποία ολοκληρώνεται κάθε μέρα. Εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί καταμέτρηση κύκλων, το προσωπικό της αποθήκης μετρά το απόθεμα σε ένα μικρό μέρος της αποθήκης και ταιριάζει με τις πληροφορίες καταμέτρησης με τις εγγραφές στο σύστημα υπολογιστή. Εάν υπάρχουν σφάλματα, το προσωπικό της αποθήκης τα διορθώνει και διερευνά επίσης τους λόγους για τους οποίους προέκυψαν τα σφάλματα. Ένα πρόγραμμα καταμέτρησης ενεργού κύκλου θα βελτιώσει τουλάχιστον το επίπεδο ακρίβειας των αρχείων απογραφής, και μπορεί ακόμη και να καθιστά περιττή τη διεξαγωγή μετρήσεων φυσικού αποθέματος στο τέλος του μήνα.
