Η έννοια της ξεχωριστής οντότητας δηλώνει ότι πρέπει πάντα να καταγράφουμε ξεχωριστά τις συναλλαγές μιας επιχείρησης και των κατόχων της. Διαφορετικά, υπάρχει σημαντικός κίνδυνος να συγχωνευθούν οι συναλλαγές και των δύο. Για παράδειγμα:
- Ένας κάτοχος δεν μπορεί να αφαιρέσει χρήματα από μια επιχείρηση χωρίς να το καταγράψει ως δάνειο, αποζημίωση ή διανομή ιδίων κεφαλαίων. Διαφορετικά, ο ιδιοκτήτης μπορεί να αγοράσει κάτι (όπως ακίνητα) και να το αφήσει στα βιβλία της επιχείρησης, ενώ στην πραγματικότητα ο ιδιοκτήτης το αντιμετωπίζει ως προσωπική ιδιοκτησία.
- Ένας κάτοχος δεν μπορεί να επεκτείνει χρήματα σε μια επιχείρηση χωρίς να το καταγράψει ως δάνειο ή αγορά μετοχών. Διαφορετικά, τα έγγραφα χωρίς χαρτιά εμφανίζονται στην επιχείρηση.
- Ένας ιδιοκτήτης είναι ο μοναδικός επενδυτής σε ένα κτίριο και κανονίζει να λειτουργεί η επιχείρησή του από αυτό το κτίριο σε αντάλλαγμα για μηνιαία πληρωμή ενοικίου. Η επιχείρηση πρέπει να αναφέρει αυτήν την πληρωμή ως έξοδο και ο ιδιοκτήτης πρέπει να την αναφέρει ως φορολογητέο εισόδημα.
Η έννοια της ξεχωριστής οντότητας είναι χρήσιμη για τον προσδιορισμό της πραγματικής κερδοφορίας και της οικονομικής θέσης μιας επιχείρησης. Θα πρέπει επίσης να εφαρμοστεί στα λειτουργικά τμήματα μιας επιχείρησης, έτσι ώστε να μπορούμε να προσδιορίσουμε ξεχωριστά τις ίδιες πληροφορίες για κάθε τμήμα. Η ιδέα είναι πιο δύσκολο να εφαρμοστεί σε επίπεδο διαίρεσης, γιατί υπάρχει πειρασμός να κατανείμεται εταιρικά έξοδα σε καθεμία από τις θυγατρικές. Αυτό καθιστά πιο δύσκολη την εξακρίβωση της κερδοφορίας και της οικονομικής θέσης σε επίπεδο λειτουργικής μονάδας.
Μόλις δηλωθούν οι πολιτικές και οι διαδικασίες για τον υπολογισμό μιας ξεχωριστής οντότητας, θα πρέπει να ακολουθούνται με συνέπεια. Διαφορετικά, θα συνεχίσει να υπάρχει μια γκρίζα περιοχή όσον αφορά τις συναλλαγές που ανήκουν στους ιδιοκτήτες ή τη χωριστή οντότητα.
Η έννοια της ξεχωριστής οντότητας είναι επίσης χρήσιμη σε περίπτωση νομικής κρίσης εναντίον μιας επιχείρησης, δεδομένου ότι ο ιδιοκτήτης δεν θέλει να εμπλέκονται προσωπικά περιουσιακά στοιχεία με αυτά της επιχείρησης και συνεπώς υπόκειται σε κατάπτωση.
